Дипломная работа: Учетная политика на примере деятельности Администрации МО "Западнодвинский район"

Дипломная работа: Учетная политика на примере деятельности Администрации МО "Западнодвинский район"

Осташковский финансово-экономический колледж

Филиал федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования

Финансовая академия при Правительстве Российской Федерации

Специальность: Финансы

Направление углубленной подготовки: бухгалтерская деятельность

Дипломная работа

На тему:

Учетная политика на примере деятельности Администрации МО «Западнодвинский район»

Выпускник:

Иванова Дарья Васильевна

Научный руководитель

Сычева Лидия Ивановна

Осташков 2009 г.

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы учетной политики

1.1 Понятие учетной политики

1.2 Порядок формирования учетной политики

1.3 Организационный раздел учетной политики

1.4 Методический раздел учетной политики ведения бухгалтерского учета

1.4.1 Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

1.4.2 Порядок учета расчетов с персоналом бюджетных учреждений по оплате труда

Глава 2. Учетная политика Администрации Муниципального образования «Западнодвинский район»

2.1 Учет расчетов с подотчетными лицами на примере деятельности Муниципального учреждения «Отдел школьного образования»

2.1.1 Учет подотчетных сумм в Муниципальном учреждении «Отдел школьного образования»

2.1.2  Учет командировочных расходов

2.2 Учет расчетов по оплате труда на примере Муниципального учреждения «Отдел школьного образования»

2.2.1  Учет начисления и выплаты отпускных

2.2.2 Расчет и отражение в учете пособий по временной нетрудоспособности

Глава 3. Анализ учетной политики и пути ее совершенствования

3.1 Анализ приказа по учетной политике в централизованной бухгалтерии Муниципального учреждения «Отдел школьного образования»

3.2 Разработка нового приказа по учетной политике

3.2.1 Организация учетного процесса

3.2.2 Методология бюджетного учета

3.2.3 Учетная политика для целей налогообложения

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

введение

Все бюджетные учреждения, как и другие организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, должны самостоятельно формировать свою учетную политику, исходя из своей структуры, специфики отрасли и других особенностей деятельности.[1]

Однако, в настоящее время сложилась противоречивая ситуация: с одной стороны Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» устанавливает обязанность разработки учетной политики бюджетными учреждениями, к которым относятся и учреждения, состоящие на местном бюджете, с другой - бюджетные учреждения выведены из-под действия базовых нормативных актов, устанавливающих основы для формирования учетной политики. И поэтому они не могут быть в полной мере использованы на практике бюджетными учреждениями, поскольку ориентация нормативных правовых актов была в основном направлена на организации негосударственной формы собственности, и было недостаточно учтены особенности бухгалтерского учета в бюджетной сфере.

Слабая изученность проблемы учетной политики бюджетных учреждений, привела к тому, что на практике сложился стереотипный подход к формированию учетной политики. Главные бухгалтеры бюджетных учреждений нередко формально подходят к разработке учетной политики. Подобную позицию трудно считать оправданной, поскольку у бюджетного учреждения существует реальная возможность сформировать на основе принятой им учетной политики достаточно эффективную систему бухгалтерского учета.

В настоящее время практически отсутствует как нормативная, так и научная база для формирования учетной политики бюджетного учреждения. Не в полной мере раскрыта проблема общей структуры учетной политики и ее элементов. Теоретически слабо изучен круг вопросов, связанный с построением системы аналитического учета и формирования рабочего плана счетов бухгалтерского учета, особенности документооборота.

Все это обуславливает необходимость разработки целостной концепции учетной политики бюджетного учреждения. Практическое рассмотрение учетной политики производится по основным аспектам деятельности МУ «Отдел школьного образования», а именно:

-  Оплате труда

-  Расчетов с подотчетными лицами

Таким образом, актуальность темы обусловлена как недостаточностью теоретических исследований вопросов учетной политики, так и их большой практической значимостью.

Основная цель исследования состоит в том, чтобы на основе обобщения теории и практики бухгалтерского учета разработать методологические основы формирования учетной политики для централизованной бухгалтерии Муниципального учреждения «Отдела школьного образования» Западнодвинского района.

В соответствии с этой целью в дипломной работе поставлены следующие задачи:

- проанализировать основные положения системы бухгалтерского учета оплаты труда и расчетов с подотчетными лицами;

- разработать структуру учетной политики;

- уточнить перечень элементов учетной политики и раскрыть содержание организационных, технических и методических аспектов учетной политики;

- разработать приложения для приказа по учетной политике бюджетного учреждения;

- определить основные направления совершенствования плана нормативной базы бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях в условиях реформирования и стандартизации системы бухгалтерского учета.

Предметом исследования явились теоретические и практические проблемы формирования учетной политики в Муниципальном учреждении «Отдел школьного образования» в области оплаты труда и расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования была выбрана централизованная бухгалтерия отдела школьного образования, обслуживающая основные и средние образовательные учреждения Западнодвинского района.

Теоретической и методологической основой исследования явились законодательные и нормативные акты, положения, инструктивные указания, публикации российских ученых в области бухгалтерского учета, справочные, методические и другие материалы.

ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ

1.1 Понятие учетной политики

Учетная политика является одним из основных документов, устанавливающих правила ведения в учреждении бухгалтерского учета. Этот документ ежегодно составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения.

Формирование учетной политики следует рассматривать как один из важнейших элементов оптимизации деятельности организации любой организационно-правовой формы. Квалифицированная проработка приказа об учетной политике позволит организации выбрать оптимальный вариант учета, эффективный как с точки зрения бухгалтерского учета, так и с точки зрения режима налогообложения.

Учетная политика является документом для внутреннего использования, практическим руководством для всех сотрудников бухгалтерии. Таким образом, учетная политика имеет очень важное значение как для самой организации, так и для внешних пользователей (в лице государства). Четко и грамотно составленная учетная политика считается показателем высокой бухгалтерской квалификации.

Основными принципами учетной политики являются:

-  Полнота – учетная политика должна охватывать все вопросы деятельности организации в области осуществления учетного процесса

-  Своевременность – периодическое, а именно ежегодное составление формы учетной политики

-  Непротиворечивость высшим по юридической силе нормативным актам

-  Рациональность – использование всех возможностей учета в учреждении с целью наилучшего выполнения возложенных на них функций

-  Последовательность – пошаговое раскрытие всех аспектов учетной политики

-  Сопоставимость – возможность сравнения с предыдущим отчетным годом

-  Осмотрительность

-  Приоритет содержания перед формой

-  Имущественная обособленность организации

По общему правилу в учетной политике отражаются лишь те вопросы, в отношении которых в законодательстве содержится несколько возможных вариантов решения. Если же тот или иной вопрос решается в законодательстве однозначно, он не требует отражения в учетной политике организации.

Учетная политика составляется с целью:

- выбора одного из нескольких взаимоисключающих вариантов учета, присутствующих в законодательстве;

- отказа от метода учета, предусмотренного по умолчанию, если руководитель хочет воспользоваться альтернативным вариантом, предусмотренным налоговым законодательством;

- сближения бухгалтерского и налогового учета и, соответственно, уменьшения объема работы бухгалтера;

- минимизации ожидаемых (прогнозируемых) налогов.

В соответствии с Федеральным Законом "О бухгалтерском учете" учитывают следующие правила формирования учетной политики:

- принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета[2];

- принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год[3];

- изменение учетной политики может производиться в случаях изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий ее деятельности[4];

- в целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года[5];

- в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организация объявляет об изменениях в своей учетной политике на следующий отчетный год[6].

- учетная политика утверждается и применяется по учреждению в целом, то есть филиалы не могут иметь учетную политику, отличную от принятой в головном отделении бюджетного учреждения.

В зависимости от организационно-правовой формы учетная политика имеет свои особенности.

Так все бюджетные учреждения, как и другие организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, специфики отрасли и других особенностей деятельности.[7]

Учетная политика для бюджетных учреждений на уровне государства регламентируется нормативно - правовыми актами, разграниченными в зависимости от их юридической силы на уровни законодательного регулирования бюджетного учета.

В настоящее время создано четыре уровня регулирования бухгалтерского учета исполнения бюджета в России.

Приоритет в сфере нормативного регулирования принадлежит Бюджетному кодексу Российской Федерации, в котором закреплены права и обязанности бюджетных учреждений в бюджетном процессе.

Нормы Бюджетного кодекса Российской Федерации определяют общие принципы бюджетного законодательства, организации и функционирования бюджетной системы Российской Федерации, правовое положение субъектов бюджетных правоотношений, определяет основы бюджетного процесса и межбюджетных отношений, основания и виды ответственности за нарушение бюджетного законодательства.

Постановления Правительства Российской Федерации, нормативно-правовые акты федеральных исполнительных органов власти, регулирующие бюджетные правоотношения, не должны противоречить Бюджетному кодексу Российской Федерации.

Если охарактеризовать систему нормативного регулирования, то можно выделить следующие моменты:

1.  Документы первого уровня регламентируют учет доходов, источников финансирования дефицита и расходы бюджета, операции, осуществляемые в процессе его исполнения. Отдельные аспекты бюджетного бухгалтерского учета регулируются Гражданским, Трудовым, Семейным кодексами, Законами Российской Федерации "Об образовании"; "О культуре"; "О медицинском страховании граждан в Российской Федерации" и другими федеральными законами и указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

2.  Нормы Бюджетного кодекса Российской Федерации являются основой принятой Инструкции по бюджетному учету и Указаний по применению бюджетной классификации, относящихся ко второму уровню регулирования. Документы данного уровня регламентируют правила и принципы формирования учетной политики, учета фактов деятельности бюджетных учреждений, активов, обязательств, доходов и расходов.

3.  Третий уровень или методический уровень составляют специализированные документы отраслевого характера, которые утверждаются федеральными органами, министерствами и ведомствами. Как правило, они содержат указания, рекомендации, возможные варианты учета, связанные с отраслевыми особенностями (методические указания, письма, обзор практики разрешения споров Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации и т.п.).

4.  Документы четвертого уровня включают приказы, распоряжения руководства учреждений, должностные инструкции, положения об оплате труда и др., т. е. в качестве обобщения можно сказать, что четвертый уровень регулирования бюджетного учета составляет учетная политика организации.

1.2 порядок формирования учетной политики

Ответственность за формирование учетной политики, ведение бюджетного учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности несет главный бухгалтер учреждения[8].

Принятая учреждением учетная политика должна применяться последовательно из года в год. Ее изменение может производиться в случаях изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бюджетного учета, разработки организацией новых способов ведения бюджетного учета или существенного изменения условий ее деятельности.

В целях обеспечения сопоставимости данных бюджетного учета изменения в учетную политику должны вноситься с начала финансового года.

Информация о вносимых в учетную политику бюджетного учреждения изменениях должна быть отражена в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности на следующий отчетный год[9].

Некоторые из элементов, которые должны обязательно присутствовать в учетной политике, недостаточно раскрыты в основном документе, регулирующим базовые положения учетной политики организации – в Инструкции по бюджетному учету № 148н. Например, вопросы организации бухгалтерии, перечень форм первичных документов, технология обработки учетной информации, составления правил и графика документооборота, порядок проведения инвентаризации, порядок организации учета в структурных подразделениях, установление контроля за сохранностью имущественно-материальных ценностей, взаимоотношения головной организации с филиалами и др.

Такие элементы, как выбор формы ведения бухгалтерского учета, способы оценки израсходованных товарно-материальных ценностей, способ начисления амортизации по нефинансовым активам, способы оценки активов и обязательств, вопросы ведения раздельного учета бюджетных и внебюджетных средств, особенности бухгалтерского учета исполнения смет доходов и расходов в соответствии с лимитом бюджетных обязательств, определение финансового результата за счет средств, полученных от оказания платных услуг, и средств бюджета в учетной политике бюджетного учреждения будут у всех учреждений одинаковы, но с отраслевыми особенностями.

В то же время в учетной политике бюджетного учреждения будут присутствовать элементы, которые не встречаются в учетной политике других организаций, например распределение накладных расходов по источникам финансирования (доходов), отражение отдельных операций по учету предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Формирование учетной политики во многом зависит от способа организации бухгалтерской службы в бюджетном учреждении.

Существует несколько вариантов организации бухгалтерской службы в бюджетном учреждении[10]:

- бухгалтерская служба как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

- введение в штат должности бухгалтера;

- передача ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии.

Отражая один из вышеуказанных видов организации бухгалтерской службы в локальных нормативных актах учреждения, необходимо сформировать следующие документы в форме приложений:

- Примерное положение о бухгалтерии (или централизованной бухгалтерии).

В этом приложении следует определить место бухгалтерской службы в системе управления организацией, полномочия главного бухгалтера, структуру бухгалтерии, выполняемые ею функции, права и обязанности главного бухгалтера и ответственность за организацию и ведение бюджетного учета. Для централизованной бухгалтерии крайне необходимо определить порядок взаимоотношений с обслуживаемыми учреждениями.

- Должностные инструкции специалистов бухгалтерии. Одной из проблем в организации работы бухгалтерской службы является некоторая расплывчатость функций отдельных ее работников, что приводит к различным нарушениям в производстве учетного процесса, сложностям оценки трудового вклада каждого работника, проблемам взаимозаменяемости сотрудников.

Определив один из вариантов бухгалтерской службы, специалисты начинают заниматься созданием приложений к приказу по учетной политики.

Единого порядка оформления учетной политики законодательством РФ не предусмотрено. Но даже если исходить из тех требований, которые содержатся в Федеральном законе "О бухгалтерском учете" и Инструкции № 148н, структуру учетной политики составляют два раздела:

-  Организационный;

-  Методический.

1.3 Организационный раздел учетной политики

Организационный раздел учетной политики является одним из наиболее важных ее частей, определяющих основы деятельности бюджетного учреждения.

Основными целями данного раздела являются:

-  Определение ответственности за организацию и ведение бухгалтерского учета исполнения бюджета;

-  Определение организационных основ бюджетного учета;

-  Проработка способов ведения учета в учреждении.

В данном разделе необходимо отразить:

1.  Рабочий План счетов

Наличие в этом плане большого количества позиций объясняется тем, что в нем предусмотрены счета как для органов, осуществляющих исполнение бюджета, так и для органов, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов. Кроме того, к синтетическим счетам открыто много аналитических счетов. В рабочем плане счетов бюджетного учета указывается перечень используемых учреждением счетов. Его можно оформить как приложение к учетной политике. Целесообразно указать корреспонденцию счетов (проводки) по основным операциям финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

2.  График документооборота

Регламентирует перечень и формы первичных учетных документов, сроки их составления, а также перечень должностных лиц, ответственных за их оформление и утверждение.

Под документооборотом понимают путь, который проходят учетные документы от их составления до сдачи на хранение в архив. Он составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения. В централизованной бухгалтерии указанный график утверждает руководитель учреждения, при котором создана эта бухгалтерия. Материально ответственным и другим должностным лицам вручаются выписки из графика документооборота.

3. Перечень формы первичных учетных документов, применяемых для формирования хозяйственных операций, по которым как предусмотрены, так и не предусмотрены типовые формы, а также перечень регистров бюджетного учета.

Все проводимые бюджетными учреждениями финансовые операции оформляются первичными учетными документами. Это могут быть приходный и расходный кассовый ордер, акт о списании групп объектов основных средств, требование-накладная, акт о приеме-передаче объекта основных средств, акт о списании автотранспортных средств и другие первичные документы, приведенные в Приложении № 2 к Инструкции по бюджетному учету.

В этом Приложении также содержатся указания по применению отдельных форм учетных документов.

Формы документов, разработанные учреждением, также целесообразно утверждать в качестве приложения к учетной политике. Эти формы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц[11].

4. Формы бюджетных регистров

Первичные учетные документы проверяются и принимаются к учету, а их данные отражаются в регистрах бюджетного учета. В Инструкции по бюджетному учету установлены следующие регистры бюджетного учета:

Журнал операций по счету "Касса";

Журнал операций с безналичными денежными средствами;

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

Журнал операций расчетов по оплате труда;

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

Журнал по прочим операциям;

Главная книга

Главная книга - это один из регистров бюджетного учета. Она является основой для формирования отчетов об исполнении бюджета[12]. Вопросы отчетности об исполнении бюджетов регламентирует Бюджетный кодекс Российской Федерации. Так можно выделить следующие виды отчетности по периодичности их составления:

-  оперативная отчетность - отчетность, составляемая на любые даты, кроме 1 января, 1 апреля, 1 июля, 1 октября;

-  ежеквартальная, полугодовая - отчетность, составляемая на 1 апреля, 1 июля и 1 октября;

-  годовая - отчетность, составляемая на 1 января.

Инструкцией № 148н в Приложении № 3 определен перечень рекомендуемых регистров бюджетного учета, а также состав обязательных реквизитов и показателей к ним.

Приказом Министерства финансов России № 123н от 23 сентября 2005 г. «Об утверждении регистров бюджетного учета» в Приложении № 1 утверждены формы регистров бюджетного учета, а в Приложении № 2 утверждены рекомендации по применению регистров бюджетного учета. Письмом Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 02-14-10а/187 определен перечень регистров бюджетного учета с указанием периодичности их формирования на бумажных носителях.

Однако ведение бюджетного учета в организации с использованием программного продукта, позволяет помимо регламентированных регистров бюджетного учета формировать дополнительные регистры, позволяющие проводить расширенный анализ хозяйственной деятельности организации.

Если учреждение в силу своей специфики использует дополнительные регистры бюджетного учета, необходимо в виде приложения к учетной политике определить и утвердить их перечень.

5. Используемый программный комплекс. Учет, осуществляемый в нем, должен вестись в соответствии с Инструкцией № 148н. Характеристики программного продукта следует указать в учетной политике.

6. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Такой перечень утверждается руководителем учреждения по согласованию с главным бухгалтером[13].

7. Порядок и сроки проведения инвентаризации.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

8. Порядок определения срока полезного использования имущества, полученного по договору дарения или пожертвования.

9. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, предельный их размер и список должностных лиц, имеющих на это право. В соответствии с требованиями[14], размер и сроки определяет руководитель учреждения. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

10. Порядок контроля за хозяйственными операциями, обеспечивающий сохранность материальных ценностей учреждения.

Закон о бухгалтерском учете не устанавливает каких-либо конкретных требований к организации контроля за хозяйственными операциями. При формировании системы внутреннего контроля в организации следует руководствоваться отраслевыми или ведомственными инструкциями, сложившейся практикой, а также нормами иных нормативных документов. При этом в организациях, имеющих большое количество производственных и управленческих подразделений, складских помещений и мест хранения, целесообразно в качестве приложения к учетной политике утвердить Положение о внутреннем контроле (или иной аналогичный документ), План контрольной работы и другие документы, регулирующие порядок и правила осуществления контрольных процедур.

10. Если у бюджетного учреждения есть филиалы, оно должно определиться, каким образом будет организована в них учетная работа.

11. Порядок хранения бухгалтерского архива и номенклатура дел.

1.4 Методический раздел учетной политики ведения бухгалтерского учета

В данном разделе необходимо:

1. Отразить корреспонденцию счетов по основным операциям ведения финансово-хозяйственной деятельности, используя при этом Приложение 1 к Инструкции № 148 н.

2. Закрепить отдельным пунктом порядок отражения тех операций, которые отсутствуют в Приложении 1. Данное право предоставлено главным распорядителям (распорядителям) средств бюджета[15].

3. Определить особенности учета отдельных направлений деятельности бюджетного учреждения, как в рамках государственной учетной политики, так и в рамках учетной политики учреждения.

Методический раздел учетной политики охватывает основы учета хозяйственной деятельности учреждения.

Основной целью бюджетного учреждения является оказание различного вида услуг, финансирование которых осуществляется за счет средств бюджетов разных уровней бюджетной системы Российской Федерации. В процессе их осуществления бюджетное учреждение реализует свою деятельность, отражаемую по нескольким основным направлениям организации учета.

Основными направлениями учета, которые должны быть отражены в учетной политике (государственной и конкретного учреждения) в силу своей специфики и эффективности использования являются:

1.  Оплата труда.

Отражение данного вида учетных операций особенно необходимо в условиях введения новых отраслевых систем оплаты труда в бюджетных учреждениях.

Так новые системы оплаты труда работников бюджетных учреждений будут вводиться на протяжении всего 2009 г. При этом сроки и порядок введения определяются самостоятельно органами местного самоуправления и органами власти субъектов Российской Федерации на каждой территории. Так в Муниципальном Образовании «Западнодвинский район» отраслевые системы оплаты труда уже начали действовать с 1 марта 2009 года[16].

2. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Из-за специфики деятельности многие бюджетные учреждения используют подотчетные суммы на приобретение различного рода материальных ценностей, что в свою очередь требует четкого определения отдельных вопросов учета.

Эти два момента необходимо детально изучить в процессе формирования приказа по Учетной политике любого бюджетного учреждения.

1.4.1 Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Бюджетное учреждение в приказе об организации бюджетного учета должно четко установить правила проведения расчетов с сотрудниками - подотчетными лицами и наделения их правом осуществлять определенные действия за наличный расчет от имени учреждения, а именно приказом по учетной политике. Этим же документом детально регламентируется порядок и правила оформления сотрудниками отчетных документов по использованию подотчетных сумм и мера их ответственности.

Основными нормативными документами, регулирующими выдачу и учет наличных денежных средств работникам учреждения под отчет, являются Письмо Центрального банка Российской Федерации от 4 октября 1993 г. № 18 об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» и Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Министерства финансов России от 30 декабря 2008 года.

В Порядке ведения кассовых операций прописано, что размеры и сроки выдаваемых под отчет наличных денег на хозяйственно-операционные и другие расходы учреждения определяются руководителем учреждения.

Это означает, что Порядок ведения кассовых операций не устанавливает ограничений на размер суммы аванса, выдаваемой организацией подотчетным лицам.

В течение трех рабочих дней по истечении срока, на который указанные суммы выданы, или со дня возвращения командированных лиц из командировки, подотчетные лица обязаны предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для получения денежных средств работник должен написать заявление на имя руководителя учреждения с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами". А также делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

При получении подотчетных сумм работник должен написать в командировочном удостоверении расписку в получении денег, которая пишется получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: руб. - прописью, коп. - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача наличных денег под отчет производится только после полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

В учреждении выдача наличных денежных средств может производиться по удостоверению, выданному данным учреждением, при наличии в нем фотографии и личной подписи владельца.

Выдача наличных денежных средств под отчет производится по расходному кассовому ордеру на основании письменного распоряжения уполномоченных на это должностных лиц (на заявлении о выдаче аванса, командировочного удостоверения и т.д.). Обязательным условиям является наличие полного отчета этого лица по ранее полученному авансу.

Выдача наличных денежных средств в порядке возмещения произведенных сотрудникам из личных средств расходов (включая перерасход по авансовому отчету) производится по расходным кассовым ордерам на основании надлежащим образом оформленных документов и авансовых отчетов при наличии разрешительной надписи уполномоченных на это должностных лиц.

При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации;

- идентификационный номер организации-налогоплательщика ;

- заводской номер контрольно-кассовой машины;

- порядковый номер чека;

- дату и время покупки (оказания услуги);

- стоимость покупки (услуги);

- признак фискального режима.

На выдаваемом чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам с учетом особенностей сфер их применения.

Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством Финансов России по согласованию с Государственной Межведомственной Экспертной Комиссией по контрольно кассовым машинам, с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.

Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);

- должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с указанием фамилии и инициалов;

- штамп (печать) продавца (организации).

При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе за проживание в гостиницах) наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа:

- квитанцию к приходному ордеру;

- накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг);

- счет-фактуру.

Квитанция к приходному ордеру выписывается и заверяется штампом (печатью) кассира организации-продавца (исполнителя).

Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должна содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);

- должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с расшифровкой фамилии и инициалов;

- штамп (печать) продавца (исполнителя или организации).

Счет-фактура должен отвечать требованиям положений Налогового кодекса Российской Федерации[17].

Иные документы при покупках за наличный расчет организаций (договоры купли-продажи и т.п.) оформляются дополнительно к вышеперечисленным документам, но не взамен их.

При покупках за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) следующие документы:

- кассовый чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру);

- товарный чек (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве индивидуального предпринимателя (полностью) и о его Идентификационный номер налогоплательщика для представления сведений о полученных им доходах в налоговую инспекцию по установленной форме. Без получения таких сведений производить покупки за наличный расчет у граждан - индивидуальных предпринимателей для нужд организации запрещается.

Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества. В договорах должны быть указаны паспортные и (или) иные данные гражданина.

Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций.

Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные сотрудником на свой риск без учета установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу организации).

Лица, получившие денежные средства под отчет, а также лица, производившие хозяйственные расходы за счет личных средств, составляют Авансовые отчеты по ф. № 0504049 с приложением оправдательных документов и отметкой об оприходовании и (или) использовании приобретенных материальных ценностей.

Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 - 6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах. К Авансовому отчету прикладываются пронумерованные подотчетным лицом документы в порядке их записи в отчете, подтверждающие произведенные расходы.

Нумерация авансовых отчетов производится не подотчетным лицом, а бухгалтерией.

Запрещается включение в авансовый отчет расходов по первичным документам, оформленным с нарушением установленных требований.

Оформленные отчеты с прилагаемыми документами, утвержденные уполномоченными лицами, передаются подотчетными лицами в бухгалтерию не позднее 30 дней с момента выдачи наличных денежных средств под отчет, точный срок предоставления авансовых отчетов определяется в приказе по учетной политике бюджетного учреждения (а при командировках - не позднее 3 дней после возвращения из командировки).

В бухгалтерии проверяют правильность оформления авансового отчета и наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Затем заполняются графы 7 - 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

После проверки авансового отчета и прилагаемых к нему документов оформляется расходный кассовый ордер и оплачивается перерасход по авансовому отчету (возмещение расходов, произведенных сотрудником из личных средств).

В случаях неполного использования подотчетных сумм (наличия остатка по авансовому отчету), невнесения остатков в кассу, а также непредставления авансового отчета в установленные сроки подотчетные суммы в установленном порядке подлежат удержанию из заработной платы, денежного довольствия, начиная с текущего месяца.

Перед составлением квартальной и годовой отчетности неизрасходованные суммы авансов должны быть возвращены подотчетными лицами в кассу (за исключением лиц, находящихся в командировке).

На основании Инструкции № 148н для обобщения информации о расчетах с работниками учреждения по суммам, выданным им под отчет, в бюджетном учете используется счет 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам в корреспонденции с соответствующими счетами бюджетного учета (см. Таблицы № 1 и № 2)

Таблица 1

Выдача денег из кассы под отчет

Таблица 2

Сотрудник написал заявление о получение сумм под отчет для приобретения запасных частей.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами ф. 0504071 либо в Карточке учета средств и расчетов ф. 0504051.

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами применяется для отражения движения средств по счету «Расчеты с подотчетными лицами» и формируется на основании авансовых отчетов, приходных или расходных ордеров. По каждой строке графы «Наименование показателя» журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

В Главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале операций по счету 20104 000 «Касса».

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях, по курсу Центрального банка Российской Федерации. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6