Курсовая работа: Документооборот

Ш. Финансовые показатели:

1. Рентабельность от основных видов деятельности составила 14,1% или снижение относительно уровня 2005 года на 0,1%. В том числе от производственной деятельности – 15%, что больше по сравнению с уровнем 2005 года на 2%. В 2005 году кроме алкогольной продукции завод производил майонез и горчицу, производство которых давал меньший экономический эффект. Производство майонеза и горчицы было приостановлено с июля 2004 года.

2. Чистая рентабельность акционерного общества за 2006год больше уровня 2005 года на 0,7%.

3. Прибыль от продаж составила 110 282 тыс. рублей, 80% от уровня 2005года.

4. Выручка от продажи продукции составила 891 171 тыс. руб., 81% от уровня 2005г.

5. Себестоимость продукции составила 669 227 тыс. руб., 79% от уровня 2005 г.

6. Валовая прибыль составила 221 944 тыс. руб., 86% от уровня 2005 г[2].

7. Чистая прибыль отчетного года составила 46 762 тыс. руб., 91% от уровня 2005 года.

Кроме того, мы провели анализ показателей, которые не представлены в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу и отчете Калужского ОАО "Кристалл", используя данные бухгалтерского баланса (Приложение 5), отчета о прибылях и убытках (Приложение 6).

1. Общий коэффициент покрытия или текущей ликвидности:

Кобщ. л. = ОА: КО = 649: 424,6 = 1,5

где ОА – сумма оборотных активов организации (строка 290 раздела 2 баланса); КО – величина краткосрочных обязательств (строка 690 раздела 5 баланса). Значение коэффициента равно 1,5, что является оптимальным значением и свидетельствует о превышении оборотных активов над краткосрочными обязательствами.

2. Коэффициент абсолютной ликвидности:

Кабс. л. = (КВФ + ДС): КО = (2,3 +35,3): 424,6 = 0,09

где КВФ – краткосрочные финансовые вложения (строка 250 раздела 2 баланса); ДС – денежные средства (строка 260 раздела 2 баланса). Значения по данному показателю в идеале должны быть больше 0,15. В нашем случае значение составляет 0,09, что является отклонением от нормы.

3. Соотношение собственных и заёмных средств. Значение данного коэффициента должно быть не менее 0,7.

Кссз. = СК: ЗК = 606,2: 424,6 = 1,4

где СК – собственный капитал (строка 490 раздела 3 баланса); КЗ – сумма долгосрочных (строка 590 раздела 5 баланса) и краткосрочных (строка 690 раздела 5 баланса) обязательств. Соотношение равно 1,4, что говорит о стабильной финансовой структуре средств, которой отдают предпочтение кредиторы.

4. Коэффициент автономии (финансовой независимости). Этот показатель определяет долю активов организации, которые покрываются за счёт собственного капитала.

Кавт= СК: А = 606,2: 1032,6 = 0,6

где СК – собственный капитал (строка 490 раздела 3 баланса); А – сумма актива баланса (строка

300). Коэффициент финансовой независимости, равный 0,6 >0,4, показывает, что большая часть активов организации покрывается за счет собственного капитала.

5. Коэффициент манёвренности собственного капитала. Оптимальное значение этого коэффициента 0,5.

Кмск= (СК – ВНА): СК = (606,2 – 383,5): 606,2 = 0,4

где ВНА – сумма внеоборотных активов (строка 190 раздела 1 баланса).

Коэффициент маневренности, равный 0,4 показал, что в данной организации часть собственного капитала, используемая для финансирования текущей деятельности, мала.

6. Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности. Так как именно дебиторская задолженность, а не производственные запасы обычно является основным источником погашения долга, то, проанализировав данный показатель, банки могут использовать его как определяющий для принятия решения о выдаче кредита. Нормой по этому показателю является значение 0,5.

Кскд. з = Д: К = 450,3: 274,7 = 1,6

где Д – дебиторская задолженность (сумма строк 230 и 240 раздела 2 баланса); К – кредиторская задолженность (строка 620 раздела 5 баланса). В данной организации показатель равен 1,6, что не дотягивает до нормативного значения и говорит о трудности погашения долга ОАО "Кристалл" с помощью дебиторской задолженности.

7. Фондоотдача – отношение стоимости произведенной продукции к среднегодовой стоимости основных средств.

Ф = В: ОФсреднегод, = 891 171: 332 487 = 2,68

где В – выручка от продажи продукции (строка 010 отчета о прибылях и убытках), ОФсреднегод. – среднегодовая стоимость основных средств (рассчитывается как сумма стоимости основных средств на начало и конец года, деленная на 2). Показатель фондоотдачи равен 2,68 (руб). Показатель фондоотдачи характеризует эффективность использования основных средств. Он вырос по сравнению с уровнем 2004 г. – 2,41 (руб). Рост фондоотдачи проводит к относительной экономии основных средств и увеличению объема выпуска продукции.

8. Показатель оборачиваемости показывает, сколько оборотов совершил каждый рубль, вложенный в оборотные средства.

Коб = В: O= 891 171: 181 800 = 5

где О – остаток оборотных средств (строка 290 II раздела баланса). Коэффициент оборачиваемости равен 5. Эффективность ускорения оборачиваемости оборотных средств выражается в уменьшении потребности в оборотных средствах в связи с улучшением их использования.

Основная задача, которая стоит перед руководством и трудовым коллективом Калужского ОАО "Кристалл" - это получение максимальной прибыли. Приведенные показатели подтверждают, что, несмотря на снижение общей суммы прибыли, экономическая эффективность за 2006 год организации повысилась.

Проанализируем факторы, повлиявшие на внешнеэкономическую деятельность[3]. Производственно-финансовая деятельность Калужского ОАО "Кристалл" в целом за 2006 год характеризуется устойчивой и экономически эффективной, о чем свидетельствуют выше приведенные показатели. В условиях жесткой конкуренции за рынки сбыта алкогольной продукции, имеет место некоторое снижение темпов продаж на внутреннем рынке по сравнению с 2005 годом – на 25%, но экспорт продукции практически удвоился, рост составил 93,6% или на 34 337 дкл больше.

В целях сокращения экономически не обоснованных затрат с сентября 2005 года прекращена торговая деятельность, ликвидированы оптово-розничные торговые предприятия Калужского ОАО "Кристалл". Основная задача РТП и ОРТП фирменной сети была продажа алкогольной продукции собственного производства.

Действующее законодательство по учету и налогообложению в режиме акцизных складов в оптовой сети, поставило торговлю в менее выгодные условия по налогообложению. На начальном этапе, чтобы перейти на ЕНВД, которая применялась торговыми организациями общей сети, они стали закупать собственную алкогольную продукцию через чужие акцизные склады. Цепочка продаж через сеть собственных РТП и ОРТП удлинилась, цены на водки и ЛВИ соответственно повысились, объем продаж снизился, издержки увеличились, продукция стала неконкурентоспособной. Именно поэтому организацией было принято решение о ликвидации фирменной торговли.

Основными факторами риска, связанными с деятельностью Калужского ОАО "Кристалл", являются частые изменения в законодательстве РФ, увеличение затрат на энергоресурсы и нестабильность потребительского рынка, влияющая на эффективный сбыт продукции организации. На современном этапе "Кристалл" успешно решает эти проблемы.

Таким образом, зная основные показатели, которые используются при анализе финансового состояния организации, мы смогли оценить сложившееся положение в ОАО "Кристалл" и сделать соответствующие выводы.

2.2. Правила ведения документооборота в организации

ОАО "Кристалл" ведёт бухгалтерский учёт и представляет финансовую отчётность в порядке и в сроки, определённые действующим законодательством РФ. Ответственность за организацию ведения, состояние и достоверность бухгалтерского учёта, своевременное представление ежегодного отчёта и другой финансовой отчётности в соответствующие органы, а также средства массовой информации несёт Генеральный директор ОАО "Кристалл" в соответствии с действующим законодательством РФ и уставом общества. Контроль финансово-хозяйственной деятельности общества осуществляет ревизионная комиссия. Ревизионная комиссия избирается в составе 5 человек Общим собранием акционеров на срок до следующего годового Общего собрания акционеров. Членами данной комиссии не могут быть представители из Совета директоров ОАО "Кристалл". Члены ревизионной комиссии несут ответственность за недобросовестное исполнение своих обязанностей в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

Учетная политика ОАО "Кристалл" разработана в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (далее - Положение), разработанного на основании закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Общество руководствуется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" и Положением и утвержденными положениями (стандартами) по бухгалтерскому учету и другими нормативными правовыми актами и методическими указаниями по бухгалтерскому учету, формирующими систему нормативного регулирования бухгалтерского учета и обязательными к исполнению организациями на территории Российской Федерации, в том числе при осуществлении деятельности за пределами Российской Федерации.

Бухгалтерский учет в организации осуществляется центральной бухгалтерией организации, в которую входят самостоятельные структурные подразделения, возглавляемые главными бухгалтерами филиалов "Кристалл". Права и обязанности главного бухгалтера определены в разделе 3 "Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ" и ст.7 Закона "О бухгалтерском учете". Бухгалтерия Общества осуществляет методологическое руководство бухгалтерскими службами филиалов, представительств и обособленных подразделений. Филиалы, представительства и обособленные подразделения Общества имеют собственные бухгалтерские службы, составляют отдельные бухгалтерские балансы и другую отчетность.

Для ведения бухгалтерского учета используется рабочий план счетов, разрабатываемый на основе типового рабочего плана счетов. Рабочий план счетов бухгалтерского учета применяется в процессе ведения бухгалтерского учета в подразделениях и филиалах общества. Бухгалтерский учет ведется на основе журнально-ордерной системы счетоводства с применением вычислительной техники. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Для оформления фактов хозяйственной деятельности Общество применяет типовые формы первичных учетных документов, установленные Государственным комитетом Российской Федерации по статистике, Минфином Российской Федерации и другими уполномоченными органами государственной исполнительной власти. Документы, по которым не предусмотрены типовые формы, разрабатываются Обществом самостоятельно. Годовая бухгалтерская отчетность Общества рассматривается и утверждается общим собранием акционеров и представляется в сроки и адреса, установленные ст.15 Федерального закона "О бухгалтерском учете".

К бланкам строгой отчетности относятся: билеты, бланки трудовых книжек, путевые листы, доверенности, чеки и путевки.

Право подписи первичных учетных документов имеют руководители Общества в соответствии с распорядительными документами Общества (приказами и доверенностями), которые согласовываются с главным бухгалтером. Руководители структурных единиц Общества, филиалов, представительств и обособленных подразделений имеют право подписи первичных учетных документов на основании доверенностей, выданных Обществом.

Документы по хозяйственным операциям, которые предполагают движение денежных средств (на счетах в банках и в кассе организации), подписываются генеральным директором Общества и Главным бухгалтером, а также лицами, ими уполномоченными в соответствии с доверенностями.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в рублях и копейках.

Ряд основных положений учетной политики оказал существенное влияние на формирование финансового результата, а также на формирование налоговой базы для некоторых видов налогов[4].

2.3. Недостатки документооборота и оформления документации в Калужском ОАО "Кристалл"

Анализируя документы, работа с которыми ведется в Калужском ОАО "Кристалл", мы отметили некоторые недостатки. Во-первых, большую часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными недостатками бумажного документооборота являются:

·  сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

·  трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

·  длительность сроков подготовки и согласования документов;

·  медленный поиск документов;

·  сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

·  трудоемкость получения сводных отчетов и журналов;

·  в бумажном архиве нет возможности гибкого управления правами доступа к документам и др.

Традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для таких организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков[5].

Принимая во внимание аудиторское заключение о финансовой (бухгалтерской) отчетности, можно отметить, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений, однако выявлены следующие нарушения:

·  в ряде случаев не соблюдается временная определенность фактов хозяйственной деятельности;

·  в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу не отражена информация об отсутствии условных фактов хозяйственной деятельности;

·  ненадлежащим образом оформленные документы в связи с возникновением нестандартных хозяйственных операций (документ подписан ненадлежащим лицом или лицом не, имеющим право подписи).

Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем. Скорость документооборота можно, по нашему мнению, оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота - от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. В Калужском ОАО "Кристалл" график документооборота отсутствует. Это также является одним из недостатков. По причине этого мы не можем узнать среднюю скорость документооборота, которая может быть рассчитана методом простой средней - путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Мы также не можем рассчитать ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому. При этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект.

Глава 3. Организация контроля и пути совершенствования и формирования документации в Калужском ОАО "Кристалл"

3.1. Пути совершенствования документооборота в Калужском ОАО "Кристалл"

Учитывая недостатки документооборота Калужского ОАО "Кристалл", мы можем сказать, что организации следовало бы тщательнее поработать над движением документов в организации. Мы предлагаем следующие возможные варианты решения подобной проблемы.

Самый простой вариант - разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (Приложение 7). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное - чтобы схемы были понятны сотрудникам компании.

Недостаток применения схем в том, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию обработки документа. Возможное решение этой проблемы - указывать название должностей сотрудников непосредственно в названии функции (Приложение 8).

Сегодня для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач, таких, как описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования описание бизнес-процессов и документооборота формируется одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при размещении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (Приложение 9).

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций обработки документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы и соответственно всех исполнителей (пример отчета приведен в Приложении.10).

При проведении анализа скорости документооборота целесообразно также проконтролировать выполнение графика документооборота по срокам и выявить участки, где наиболее часто возникают задержки. В этих зонах следует заменить исполнителей или, если это объективно необходимо, пересмотреть утвержденный график.

Объем документооборота, единицей измерения которого можно избрать документ или реквизит документа, а в условиях автоматизации - и байт информации, характеризует напряженность информационных потоков в организации. Большой объем документооборота не всегда оправдан и может быть обусловлен недостаточной продуманностью системы, форм отдельных документов, избыточностью инстанций, через которые проходит информация. Тем не менее, снижение объема документооборота не всегда эффективно и должно быть четко продумано, в какой мере и на каких участках эти мероприятия принесут пользу, а не вред.

Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.

3.2. Автоматизация управления документооборотом в Калужском ОАО "Кристалл"

Главной целью автоматизации управления документооборотом является создание единого информационного пространства предприятия, где документы не ассоциированы с местом их хранения и благодаря этому легкодоступны, что позволяет, в свою очередь, освободить сотрудников организации от ручной работы с документами. Существуют самые различные программные продукты, автоматизирующие учет на предприятии: от стандартных программ и программных комплексов, позволяющих систематизировать специфические объекты учета до интегрированных программных комплексов, которые обеспечивают автоматизацию всей деятельности организации, построение информационной модели, максимально приближенной к действительности. В настоящее время разработано несколько систем, позволяющих создавать первичные документы в электронном виде, переносить на машину документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот первичной документации в организации. При этом для достижения поставленной цели такая система должна включать следующие подсистемы: преобразования бумажного документа в электронный; хранения и поиска электронных документов (электронный архив); автоматизированной работы с документами (автоматическое создание форм документов, учет новых документов, их пересылка, отправка на печать, в архив или удаление). [29] , c.62

Потенциальными пользователями таких систем являются организации, в которых объем документооборота составляет хотя бы несколько документов в течение дня. Именно такой организацией и является Калужское ОАО "Кристалл". Мы уже отметили ряд недостатков, которым обладает бумажный документооборот Калужского ОАО "Кристалл". В ведении бухгалтерского учета на ЭВМ также есть свои недостатки. Так, возникают проблемы при работе с документами, которые первоначально созданы на бумажных носителях, ряд документов обрабатывается вручную, возникают проблемы при поиске необходимой документации и др.

По нашему мнению, устранить имеющиеся недостатки возможно следующим образом.

Для преобразования бумажных документов в электронные – необходимы сканер и специальная программа распознавания текста (OCR-система). Использование сканера и современной системы распознавания позволяет получить на компьютере точную копию бумажного документа; при этом его текст будет представлен в электронном виде и готов к редактированию.

Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, их пересылки по магистралям Интернета, контроля за исполнением документов. Автоматизация последней функции необходима в первую очередь для поиска документов, которые должны быть определенным образом обработаны к заданному сроку, и своевременного напоминания об этом. По истечении определенного времени автоматически производится запрос по заранее заданным правилам, при этом может учитываться имя пользователя, исполнителя. Последняя услуга позволяет защитить информационный ресурс от несанкционированного доступа. Автоматическое создание документов, таких как бланки, анкеты, квитанции, декларации и т.д., возможно с помощью стандартных форм, зарезервированных в системе для этой цели. Электронный архив в "Калужском ОАО "Кристалл" необходим для того, чтобы хранить большой объем информации и быстро находить в нем нужные документы (электронный документ будет найден за несколько секунд, даже если слово, по которому ведется поиск, встречается в тексте в разных формах). Важнейший фактор, влияющий на эффективность работы всей системы, - поисковые возможности. При этом на первое место выходит скорость поиска документов. Системы, которые осуществляют поиск в базе данных, могут по запросу практически мгновенно выдавать документы любой сложности. Чтобы сделать поиск более эффективным, а запросы - простыми, необходимо иметь в системе возможность поиска по всем словоформам (так называемый морфологический поиск).

Пересылка документов может проводится как по локальным, так и глобальным сетям. Для этого должна быть предусмотрена возможность сетевой работы системы, например по принципу "клиент-сервер", когда информация обо всех документах хранится в единой базе на сервере. В современных условиях система управления документооборотом должна иметь поддержку работы в Интернете и интегрировать с традиционными почтовыми программами.

Для управления документооборотом большее значение также имеет наличие набора реквизитов для каждого документа, что значительно упрощает классификацию документов и их поиск. Документы можно найти по таким параметрам, как дата создания (или определенный интервал во времени), автор, входящий / исходящий номер и т.д. Наличие реквизитов - обязательный атрибут системы управления документами.

При автоматизации документооборота важную роль играет фактор цены. Цена складывается из многих составляющих, а именно: цены за программный продукт и его установку, цены за обучение персонала, цены за поддержку программного продукта в процессе эксплуатации. При подборе программных продуктов следует в первую очередь руководствоваться принципом целесообразности. Так как с внедрением системы управления документооборотом ручной труд сотрудников предприятия по обработке документов должен быть минимизирован, а автоматизация должна затрагивать все этапы жизненного цикла документа - от его создания или ввода в систему до отправки в "корзину" или на долгосрочное хранение, первоначальные затраты на приобретение интегрированного программного комплекса и необходимое программное обеспечение вполне целесообразны и оправданы.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависит правильность и своевременность принятого решения. Носителем информации, т.е. результатом отражения фактов выступает документ.

Хозяйственные операции, совершаемы в организации, оформляются документами, которые служат первичной учетной информацией, на основе которой ведется бухгалтерский учет. Классификация документов довольно разнообразна. Документы классифицируются по самым различным однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления, порядку заполнения.

Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учета и является доказательством чего-либо, т.е. документ многофункционален. Информация, зафиксированная в документе, является основанием не только для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщения, т.е. документ в управленческой деятельности выступает как предмет труда и результат труда.

Процесс управления включает следующие основные типовые документированные операции:

·  сбор и обработку документации;

·  подготовку решений;

·  принятие и документирование решений;

·  контроль использования;

·  сбор информации об исполнении;

·  передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

·  хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуются документационно.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД).

ОРД зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз. Учетно-отчетные документы поступают с нижнего уровня на верхний. По ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Полученная информация является базой для планирования и прогнозирования. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Ряд функций управления является типовым. К таким функциям относят:

·  прогнозирование;

·  планирование;

·  организационно-распорядительная деятельность;

·  учет и отчетность;

·  финансирование;

·  материальное и техническое обеспечение; и т.д.

Эти функции отражаются в документах общих для всех учреждений, организаций и предприятий. Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документаций.

Документы с момента их составления или получения от других организаций до передачи на хранение в архив проходят определенный путь. Для обеспечения своевременного и правильного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая способствовала бы максимальному ускорению документооборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других предприятий до передачи на хранение в архив после записи в учетные регистры.

Задача правильной организации документооборота заключается в том, чтобы ускорить движение документов. На каждом рабочем месте документ должен быть минимальный срок и проходить как можно меньше инстанций. Ускорение документооборота улучшает качество учетных данных и показатели хозяйственной деятельности организации.

Правильная организация бухгалтерского учета требует составление плана документооборота, который должен определять порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию. Обработки, использования для записи в учетные регистры и передачи в архив.

Для обеспечения равномерного движения документов без задержек и скоплений их на отдельных рабочих местах по каждому документу разрабатывают график движения, в котором предусматривается последовательность прохождения документов. Работа, выполняемая каждой инстанцией и намечаются конкретные исполнители, ответственные за соблюдение установленного порядка и сроков оформления и обработки документов.

Документооборот в организации устанавливает главный бухгалтер. Утвержденный главным бухгалтером порядок составления, обработки и оперативного использования документов является обязательным для всех работников, имеющих дело с документами. Четкая система документооборота ускоряет оформление и прохождение документов, повышает ответственность учетных работников за своевременность и правильность их использования.

Основные принципы документооборота – прямоточность, непрерывность, ритмичность.

Правила организации документооборота, систематизация и хранение бухгалтерских документов установлены законодательством в области бухгалтерского учета в соответствии с налоговым законодательством в актах, касающихся работы архивов и другими нормативными документами. Однако практика показывает, что вопросом техники оформления учетных документов и организации эффективного документооборота не уделяется должного внимания, хотя первичные учетные документы являются основанием для ведения бухгалтерского и налогового учета.

На практическом примере мы анализировали Калужское ОАО "Кристалл". Для того, чтобы составить общее мнение о деятельности организации и продолжить анализ непосредственно документации и ее движения, необходимо было составить организационно-экономическую характеристику предприятия. Поэтому нами были изучены: бухгалтерский баланс Калужского ОАО "Кристалл", пояснительная записка к балансу, отчет Калужского ОАО "Кристалл" и другие документы – и рассчитаны все дополнительные показатели, которые не указаны в выше перечисленных документах, но необходимы для характеристики деятельности организации. Калужское ОАО "Кристалл" активно ведет свою производственную деятельность и является экономически эффективным субъектам рынка ликеро-водочных изделий, что позволяет регулярно получать прибыль.

Проведенный нами анализ документооборота Калужского ОАО "Кристалл" позволяет сделать следующие выводы.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией оформляются первичными учетными документами. Информация, содержащаяся в первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах – в регистрах синтетического и аналитического учета. В учетных регистрах учет ведется в соответствии с установленной в организации формой ведения бухгалтерского учета с использованием необходимой нормативно-правовой базы.

Учетная политика организации Калужское ОАО "Кристалл" отражает принципы, правила и методы ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.

Однако изменения условий приводит к тому, что руководство организации корректирует учетную политику для того, чтобы достоверно отражать факты хозяйственной жизни и изменения, происшедшие в компании. Кроме того, учетная политика регулирует порядок отражения изменений учетных оценок и ошибок, допущенных в прошлых периодах. Ряд основных положений учетной политики оказал существенное влияние на формирование финансового результата, а также на формирование налоговой базы для некоторых видов налогов Нами были проанализированы основные недостатки ведения бухгалтерского учета в Калужском ОАО "Кристалл". На основе этих недостатков мы предложили возможные пути совершенствования документооборота в организации. Мы считаем необходимым разработку схем, которые помогут ускорить процесс документооборота. Данные схемы приведены в Приложении (Приложение 8,9,10).

Не менее важной является автоматизация управления документооборотом в Калужском ОАО "Кристалл". Мы выявили некоторые недостатки, которыми обладает бумажный документооборот и, и преимущества электронного. Таким образом, обосновали необходимость перехода на более совершенный электронный документооборот не только данной организации – Калужское ОАО "Кристалл", но и любой другой организации. Конечно, автоматизация не решит абсолютно всех проблем, и в организации должны обязательно находится наиболее важные документы в бумажной форме. Хотя поиск в электронных архивах осуществляется гораздо быстрее. Однако автоматизация во многом ускоряет документооборот, систематизируя его и упрощая работу сотрудникам организации.

Итак, подводя итоги, нужно сказать, что документация содержит в себе всю информацию о жизнедеятельности организации. Деятельность организации напрямую зависит от регулярного и непрерывного ведения бухгалтерских и управленческих документов.

1.  Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. – Москва: Омега –Л, 2006 (по состоянию на 1.31. 2006, включая изменения, вступившие в силу с 1.01. 2007)

2.  Налоговый кодекс Российской Федерации: Части первая и вторая. – Москва: Омега –Л, 2006 (по состоянию на 1.31. 2006, включая изменения., вступившие в силу с 1.01. 2007)

3.  Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ "Об акционерных обществах" (с изм. и доп.)

4.  Федеральный закон от 22.10. 2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм. и доп.)

5.  Федеральный закон от 21.11. 1996 №129-ФЗ (ред. от 28.03. 2002)"О бухгалтерском учете" (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01. 2004)

6.  Федеральный закон от 20.02. 1995 №24-ФЗ (ред. от 10.01. 2003)"Об информации, информатизации и защите информации"

7.  Приказ Минфина РФ от 06.07. 1999 №43н (ред. от 18.09. 2006)"Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99)

8.  Приказ Минфина РФ от 29.07. 1988 №34н (ред. от 18.09. 2006)"Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"

9.  Приказ Минфина РФ от 09.12. 1998 №60н (ред. от 30.12. 1999)"Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98)

10.  Приказ Минфина РФ от 22 июля 2003г №67н "О формах бухгалтерской отчётности организаций"

11.  Постановление Госстандарта РФ от 3.03. 2003 № 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30 - 2003")

12.  "Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете" (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105

13.  Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета: Учебник, 2-е изд. –М.: ЮНИТИ, 2004

14.  Бухгалтерский учёт: Учебник/ И.И. Бочкарёва, В.А. Быков и др.; Под ред. Я.В. Соколова. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2005

15.  Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учёт: Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2006

16.  Гартвич А.В. Самоучитель по бухгалтерскому учёту с обучающей программой. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2006

17.  Гомолова А.И. Бухгалтерский учёт. - 2-е изд. перераб. и доп. – М.: Академия, 2005

18.  Гмыра Ф.А. Бухгалтерский учёт организаций: Практическое пособие. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005

19.  22 положения по бухгалтерскому учету. – М.: Эксмо, 2007

20.  Камышанов П.И. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: составление и анализ. - 2-е изд., испр. и доп. – М.: Омега-Л, 2005

21.  Кирьянова В.В. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2005

22.  Коваль Л.С. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. – Методическое пособие. – М., Воронеж, 2006

23.  Конраков Н.П. Бухгалтерский учёт: Учебник. – М.: ИНФРА – М, 2005

24.  Кутер М.И. Теория бухгалтерского учёта: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004

25.  Макальская М. Л, Денисов А.Ю., Самоучитель по бухгалтерскому учету: Учебное пособие. – 14-е изд., перераб. И доп. – М.: "Издательство "Дело и Сервис", 2003

26.  Медведев М.Ю. Общая теория учёта: естественные, бухгалтерские и компьютерные методы. – М.: 2005

27.  Никитин В.М., Никитина Д.А. Теория бухгалтерского учёта: Курс лекций. – М.: Издательство "Дело и Сервис", 2004

28.  Основы теории и практики бухгалтерского учета: Учебное пособие/Под ред. проф. В.А. Пипко. –М.: "Финансы и статистика", 2005

29.  От первичных документов к бухгалтерской отчётности. Под ред.В.М. Власовой. – М.: Эксмо, 2006

30.  Панковская П.Я. Курс теории бухгалтерского учёта: Учебное пособие. – 3-е изд., перераб. – Мн.: ООО "Информпресс", 2004

31.  Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учёта и аудита: учебник. – Ростов-на-Дону, 2005

32.  Церпенто С.И. Теория бухгалтерского учёта: учебное пособие. – М.: КНОРУС, 2005

33.  Шведская В.М., Головко Н.К. бухгалтерский учёт: Учебное пособие для студентов экономических вузов. – М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2002

34.  Экономический анализ: Учеб. /Г. В, Савицкая. – 9-е изд., испр. – М.: Новое знание, 2004

35.  Бочкова Л.С. Баланс: доскональный анализ важнейших показателей. // Главбух. – 2006г.

36.  Карзаева Н.Н. Представление годовой бухгалтерской отчётности // Бухгалтерский учёт. 2005. №3

37.  Крылатская М.В. Пояснительная записка к балансу. // Главбух. – 2005г. №1

38.  Лисакова М.К. Годовая отчётность. // Главбух. – 2006г. №1

39.  Палий В.Ф. Актуальные вопросы теории бухгалтерского учета // Бухгалтерский учет. –2005 г. №3

40.  Парушина Н.В. Как организовать документооборот и хранение бухгалтерских документов. // Бухгалтерский учет. – 2005г. №24

Приложение 1

Таблица "Классификация бухгалтерских документов"[6]

Приложение 2

Пример графика документооборота по предприятию, учреждению

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5