Сборник рефератов

Дипломная работа: Контроль та ревізія оплати праці в бюджетних установах

                 4.1.  Автоматизація розрахунків по заробітній платі.

                    

  На сьогоднішній день дуже широко використовуються засоби обчислювальної техніки – це призвело до появи нових прийомів та методів організації обліку. Відмінною їх особливістю є можливість складання в автоматичному режимі машинограм, узагальнюючих облікову інформацію в розрізах, необхідних для управління, контролю, аналізу та складання бухгалтерської звітності.

          Нин відбувається швидке оснащення організацій компю`терами. Вони дозволяють накопичувати дані як безпосередньо в облікових реєстрах (карточках, вільних листах та ін.) так  і на машинних носіях інформації (наприклад, на жорсткому диску, дискетах).

          Відносно просто можна засвоїти та експлуатувати компю`тери в якості персональної техніки, оснащувати ними бухгалтерів і на їх основ створювати автоматизовані робочі місця (АРМ) бухгалтера. Одним з обов`язкових умов автоматизації та обліку є наявність програми реєстрації та обробки бухгалтерських даних. Вони включають розробку технологій автоматизованого отримання обробки інформації, в тому числі:

-     первинні документи, пристосовані до їх автоматизованої обробки;

-     документообіг, розрахований на обробку облікових даних на компю`терах;

-     коди;

-     звітні розробки, отриман автоматично;

-     програми робіт обчислювально техніки;

-     технологічні та нструментальні карти, які формалізують порядок виконання робіт на всіх етапах технологічного процесу обробки інформації, зараховуючи використання отриманих машинограм.

При цьому програми обробки бухгалтерської інформац повинні бути адаптовані до правил ведення бухгалтерського обліку. Це відноситься до подання бухгалтерських реєстрів в зручному для читання вигляді, неможливість несанкціонованих виправлень в записах та ін.

Організація самостійно обирає форми та методи бухгалтерського обліку виходячи з обє`му облікових робіт, наявност обчислювальної техніки та інших умов. Вони можуть не тільки використовувати рекомендовані форми, але й розробляти свої, зараховуючи форми бухгалтерських реєстрів, програму реєстрації та обробки інформації. Разом з тим вони повинн дотримуватись загальних методологічних принципів, встановлених в централізованому порядку, а також технології обробки облікових даних.

З переходом до прогресивних форм обліку кардинально змінюється характер та зміст бухгалтерської роботи, скорочується питома вага технічних процесів, заснованих на ручній праці. Головним для облікового персоналу стають функції організаторів процесу обробки економічної інформації.

Спосіб обробки господарських операцій при веден бухгалтерського обліку чинить істотний вплив на організаційну структуру фірми, а також на процедури та методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей,  які потрібно враховувати при оцінці умов та процедур контролю.

Нижче показані відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої.

·     Комп'ютерна обробка припускає використання одних і тих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появу випадкових помилок, зазвичай присутніх ручній обробці. Напроти, програмні помилки приводять до неправильній обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

·     Комп'ютерна система може здійснювати безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні спеціалісти. Така ситуація залишає спеціалістам, що мають доступ до комп'ютеру, можливість втручання в інші функції. В підсумку комп'ютерні системи можуть вимагати введення додаткових мір для підтримки контролю на необхідному рівні, який в неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситись система паролів, як запобігають дії, не допустимі зі сторони спеціалістів, які мають доступ до нформації про активи та облікові документи через термінал в діалоговому режимі.

·     У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання нформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущен при  розробці чи коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

·     Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації                       широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового нструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звірення рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробц нформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну нформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.

·     Комп'ютерна система може виконувати деякі операції  автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

На сучасний момент існує досить велика кількість універсальних комплексів ведення бухгалтерського обліку, що призначені  не тільки для автоматизації обліку праці  і заробітної плати на малому підприємстві, але для ведення всього бухгалтерського обліку, як на малих так і на великих підприємствах.

          Наприклад – 1С: Бухгалтерія

Програма 1С:Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.

Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і вартісному вираженнях. Програма нада можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.

Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової інформації (довідників):

o  план рахунків;

o  список видів об'єктів аналітичного обліку;

o  списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);

o  констант і т.д.

На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежені двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з введенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).

Після розрахунку підсумків програма формує різн відомості:

·     зведені проводки;

·     оборотно-сальдову відомість;

·     оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного               обліку;

·     картка рахунку;

·     картка рахунку по одному об'єкті аналітичного обліку;

·     аналіз рахунку (аналог головної книги);

·     аналіз рахунку по датах;

·     аналіз рахунку по об'єктах аналітичного обліку;

·     аналіз об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;

·     картка об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;

·     журнальний ордер.

У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки й обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму можуть бути реалізовані звіти, надані в податков органи, крім того даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.

Крім того програма має функцію збереження резервно копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.

Головне призначення архівної копії - підстрахування від втрати інформації через поломку комп'ютера, перепадів напруги в електромережі, вірусів. Архівну копію рекомендується зберігати щодня (якщо Ви працювали в цей день із програмою) чи після введення даних у великих обсягах. Має сенс тримати два варіанти архівної копії: останній і передостанній. Наприклад, сьогодні Ви збережете копію на дискеті 1, завтра - на дискеті 2, а післязавтра - знову на дискеті 1 і т.д. Це захистить Вас від втрати інформац через неякісні дискети. Дискети рекомендується підписувати: номер дискети, дата створення копії.

Програма може бути цілком побудована бухгалтером на поточне законодавство і конкретні форми обліку.

        Комплекс автоматизації обліку на  підприємстві може бути створений на базі табличного процесора Excel 97, що  є одним з найбільш популярних пакетів програм, призначених для створення табличних документів. Запропоновані ним засоби дозволяють вирішувати різноманітні задачі від розрахунку величини прибуткового податку до складання фінансового звіту велико компанії. Система володіє могутніми обчислювальними можливостями, чудовими засобами складання ділової графіки, обробки текстів, ведення баз даних.

Робота з табличним процесором Excel дозволяє:

·         використовувати для збереження взаємозалежних таблиць робочу книгу, що складається з окремих аркушів, які можна в процесі роботи  видаляти,  перейменовувати,  переставляти місцями, копіювати і ховати;

·         застосовувати зручн засоби коригування даних у таблиці, використовувати широкий спектр можливостей роботи з фрагментами;

·        для розрахунків крім написання формул використовувати великий набір вбудованих функцій, для завдання яких може застосовуватися Майстер функцій;

·        застосовувати імена для посилання;

·        здійснювати належне оформлення таблиць - застосовувати різноманітні шрифти, способи вирівнювання тексту і чисел, зміни ширини стовпців і висоти рядків, затемнення й обрамлення осередків;

·        застосовувати різноманітні формати відображення числових даних;

·        для графічного представлення даних робітника листа застосовувати широкий набір діаграм; належним образом оформляти їхній і друкувати;

·        виконувати звід даних з декількох таблиць шляхом їхньої консолідації;

·        автоматично розраховувати проміжкові підсумки, створювати зведені таблиці;

Однією з переваг даного комплексу є те, що він цілком сумісний із програмою автоматизації обліку 1С:Бухгалтерія (будь-яких версій). Можливості вище описаного  індивідуального комплексу автоматизац обліку дозволяють дуже швидко і легко перенести в нього всі облікові дані з 1С:Бухгалтерії.

               4.2.     Комп’ютеризація обліку витрат на оплату праці

Облік витрат взагалі,  а особливо облік витрат на оплату праці завжди потребує багато часу і, як правило, цю ділянку роботи намагаються автоматизувати однією з перших. Існу немало програм, які можуть бути досить вдало використані підприємствами чи установами, проте в даній роботі зупинимося докладніше на системі «BEST».

Усі витрати формуються в окремих підсистемах. Так витрати на оплату праці відображаються у підсистемі «Облік заробітної плати». Розглянемо її докладніше.

Коп’ютеризація обліку заробітно плати здійснюється за допомогою відповідної підсистеми, яка інформаційно пов’язана з іншими підсистемами і забезпечує виконання таких функцій:

·    ведення спеціальних довідників;

·    ведення особистих рахунків і карток персонального обліку;

·    розрахунок нарахування заробітної плати та утримань;

·    розрахунок сум податків;

·    підготовка та друкування вихідних документів, платіжних доручень на перерахування податків.

Підсистема забезпечу комп’ютеризацію обліку заробітної плати, розрахованих на її базі податків розрахунків з працівниками підприємства, бюджетом і позабюджетними фондами за допомогою таких режимів роботи, що відображені на рис. 4.1.

Підприємство 1 СИСТЕМА BEST:  01.01.01
Е  Картотеки Расчет Выходные формы Проводки Справочники Настройка Выход
 

Рис. 4.1. Головне меню підсистеми

Excel - дає користувачу сервісну допомогу під час роботи з підсистемою.

Картотеки - забезпечує ведення особистих рахунків і карток персонального обліку. В цьому режимі можна визначити нарахування та утримання по окремих працівниках, переглянути відразу потреби очистити картотеки.

Розрахунок - дає можливість розрахунків заробітної плати, авансу, інших виплат і компенсацій.

Вихідні форми - дає користувачу можливість формування та друкування документів, довідок і необхідної звітності.

Проводки - забезпечує формування бухгалтерських проводок по нарахуванню заробітної плати і утримань з неї та платежів до бюджету та позабюджетні фонди.

Довідники - формує і підтримує у робочому стані довідники структурних підрозділів, категорій і посад персоналу, графіків роботи, нарахувань і утримань тощо.

Настойка - дає можливість користувачу формувати таблиці неоподатковуваних мінімумів, прибуткового податку переліку святкових днів. У цьому самому режимі здійснюється бухгалтерська настройка підсистеми, закриття поточного місяця.

Структура підсистеми, як системи вцілому, побудована за ієрархічним принципом. На вершині цієї ієрарх міститься головне меню системи (перший рівень ієрархії). Другий рівень визнача конкретну підсистему, третій - включає окремі функціональні режими. Його висвітлено на прикладі першого режиму (рис. 4.2).

Підприємство 1 СИСТЕМА BEST: Ó×ÅÒ ÇÀÐÎÁÎÒÍÎÉ ÏËÀÒЫ 01.01.01
  Е  Картотеки Расчет Выходные формы Проводки Справочники Настройка Выход
Помощь       F1
Калькулятор Alt-Z
Календарь    Alt-K
Смена предриятия
О программе

Рис. 4.2. Вигляд режиму «Е"

Наступні ієрархічні рівн підсистеми визначають окремі пункти і підпункти меню кожного режиму.

Для визначення маршруту руху користувача від режиму до режиму підсистеми та всередині кожного з режимів доцільно користуватися даними таблиці

Таблиця 4.1

Ієрархія будови підсистеми «Облік заробітної плати»

(перший рівень - головне меню)

№ рівня Маршрут Режим функціонування
1 2 3
2 1.7 Облік заробітної плати
3 1.7.1         E
4 1.7.1.1             Допомога F1
4 1.7.1.2 Калькулятор Alt-Z
4 1.7.1.3 Календар Alt-K
4 1.7.1.4 Зміна підприємства
4 1.7.1.5 Про програму
3 1.7.2         Картотеки
4 1.7.2.1 Особист рахунки працівників (реєстр)
5 1.7.2.1.1    Особист рахунки
4 1.7.2.2 Картки персонального обліку (реєстр)
5 1.7.2.2.1 Картки кадрового обліку
4 1.7.2.3 Перегляд архіву особистих рахунків
4 1.7.2.4 Очищення архіву особистих рахунків
4 1.7.2.5 Експорт
4 1.7.2.6 Імпорт
3 1.7.3        Розрахунок
4 1.7.3.1 Створити реєстр відомостей (додатково)
4 1.7.3.2 Розкрити реєстр відомостей
5 1.7.3.2.1 Введення
5 1.7.3.2.2 Редагування
5 1.7.3.2.3 Сортування
5 1.7.3.2.4 Пошук
5 1.7.3.2.5 Фільтр
5 1.7.3.2.6 Усунення
5 1.7.3.2.7 Друкування
5 1.7.3.2.8 Різне
4 1.7.3.3 Усунення
4 1.7.3.4 Друкування
4 1.7.3.5 Заголовок
4 1.7.3.6 Різне
5 1.7.3.6.1 Настройка компенсації і міжрозрахунки
5 1.7.3.6.2 Настройка міжрозрахунку з кодом
5 1.7.3.6.3 Контроль працівників
3 1.7.4        Вихідн форми
4 1.7.4.1 Розрахунков аркуші
4 1.7.4.2 Платіжн документи
4 1.7.4.3 Зведен відомості
4 1.7.4.4 Зведення по кодах нарахування
4 1.7.4.5 Зведення по кодах утримання
4 1.7.4.6 Зведення по підрозділах
4 1.7.4.7 Зведення по категоріях і видах виплат
4 1.7.4.8 Розрахункова відомість
4 1.7.4.9 Довідки
4 1.7.4.10 Зведення по архіву за
4 1.7.4.11 Податкова картка
4 1.7.4.12 Податок із суми ФОП
3 1.7.5        Проводки
4 1.7.5.1 Формування проводок
5 1.7.5.1.1 Реєстр відомостей
4 1.7.5.2 Книга обліку операцій
4 1.7.5.3 Підготовлен проводки
4 1.7.5.4 Платежі у фонди
4 1.7.5.5 Формування видаткових ордерів
4 1.7.5.6 Друкування видаткових ордерів
3 1.7.6        Довідники
4 1.7.6.1 Класифікатор нарахувань
4 1.7.6.2 Класифікатор утримань
4 1.7.6.3 Таблиця входження
4 1.7.6.4 Структурн підрозділи
4 1.7.6.5 Категор кадрового складу
4 1.7.6.6 Штатні посади
4 1.7.6.7 Графіки робіт
4 1.7.6.8 Шаблони форм
3 1.7.7        Настройка
4 1.7.7.1 Бухгалтерська настройка
4 1.7.7.2 Закриття поточного періоду
4 1.7.7.3 Таблиця неоподатковуваних мінімумів
4 1.7.7.4 Таблиця прибуткового податку
4 1.7.7.5 Діагностика даних
4 1.7.7.6 Відновлення ндексів

Докладніше ознайомлення з підсистемою доцільно розпочати з розгляду режиму «Настройка».

Бухгалтерська настройка

Перед початкам роботи з підсистемою потрібно виконати початкову настройку, для чого в меню підсистеми (рис. 4.1) потрібно вибрати курсором режим 7 «Настройка» і натиснути клавішу <Enter>. На екрані з’явиться меню цього режиму, що зображене на рис. 4.3.

Бухгалтерская настройка
Закрытие текущего периода
Таблица необлагаемых мминимумов
Таблица подоходного налога
Диагностика данных
Востановление индексов
Обработка номеров документов

Рис. 4.3. Вигляд режиму «Настройка»

Бухгалтерська настройка передбачає введення розрахункового періоду (місяць і рік), з якого розпочинається робота з підсистемою. Під час закриття місяця розрахунковий період австоматично переходить на наступний місяць. Встановлення початкового періоду роботи - обов’язкове.

У цьому пункті є можливість обумовити видачу заробітної плати без округлення або ж з округленням копійок. Також тут визначається точність результатів разрахунків. Крім того, в цьому пункті задаються параметри друкування розрахунково-платіжної та платіжно відомостей, визначається кількість місяців, які потрібно враховувати під час розрахунку підсистеми, вибирається технологія сортування особистих рахунків визначається сумарна чисельність працюючих за попередні місяці поточного року для розрахунку середньоспискової чисельності працюючих на підприємстві.

Закриття розрахункового періоду

Суть цієї процедури полягає в тому, що всі дані поточного місяця переносяться до архіву, а введення нових даних може здійснюватися лише з початку наступного розрахункового періоду. Враховуючи, що процедури закриття одного і того самого періоду не можна посторими, вона вимагає уважного до себе ставлення. Саме тому система перед процедурою закриття видає сикнальну інформацію.

Таблиця неоподатковуваних мінімумів

Цей режим дає користувачц можливість введення в систему розміру заробітної плати, яка не оподатковується згідно з відповідної постановою Кабінету Міністрів України. Якщо у систему цей показник уже введено і на наступний звітний період він не змітиться, то система під час закриття періоду переносить розмір неоподатковуваного мінімуму з минулого місяця до наступного.

Цей довідник дозволяє здійснити розрахунок коефіцієнтів середньої заробітної плати, потрібних для коректного підрахунку нарахувань, які залежать від розміру середньої заробітної плати за кілька місяців.

Таблиця прибуткового податку

Цей режим забезпечує введення до системи шкали прибуткового податку відповідно до діючого законодавства.

Далі розглянемо режим «Довідники». Адже наступною процедурою, яку необхідно здійснити під час роботи з підсистемою, є процедура формування і введення спеціальних довідників підсистеми. На екрані даний режим виглядає так, як зображено на рис. 4.4.

Підприємство 1 СИСТЕМА BEST: Ó×ÅÒ ÇÀÐÎÁÎÒÍÎÉ ÏËÀÒЫ 01.01.01
  Е  Картотеки Расчет Выходные формы Проводки Справочники Настройка Выход

 

Классификатор начислений

 

Классификатор удержаний

 

Таблица входимости

 

 

Структурные подразделения

 

Категории кадрового состава

 

Штатные должности

 

Графики работ

 

 

Индивидуальные формы

 

Групповые формы

 

Шаблон расходного ордера

 

Шаблон платежного поручения

 

 

 

Рис. 4.4. Вигляд режиму «Довідники»

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6


© 2010 СБОРНИК РЕФЕРАТОВ