Учебное пособие: Порядок составления и оформления документов в РФ

2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству), включающая следующие основные разделы:

Общие положения

Документирование управленческой деятельности, включающий подразделы:

·          состав управленческих документов

·          классификация, унификация, стандартизация управленческих документов

·          Правила подготовки и оформления управленческих документов, включающие подразделы:

·          требования к бланкам документов;

·          требования и правила оформления реквизитов служебных документов;

·          требования и правила оформления текстов служебных документов;

·          правила подготовки и оформления распорядительных документов:

·          Приказ;

·          Распоряжение;

·          Протокол;

·          Решение;

·          другие (по необходимости);

правила подготовки и оформления организационных документов:

·          Положение;

·          Правила;

·          Инструкция;

·          Решение;

·          другие (по необходимости);

·          правила оформления информационно-справочных документов:

·          Служебное письмо;

·          Служебная записка;

·          другие (по необходимости);

Организация документооборота, включающая описание:

·          порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов;

·          порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;

·          порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов;

·          порядка работы исполнителей с документами;

·          порядка регистрации документов;

·          организации контроля исполнения документов;

·          порядок учета объема документооборота;

Организация документов в делопроизводстве, включающая описание:

·          правил составления номенклатуры дел компании;

·          правил формирования и оформления дел;

·          порядка систематизации и организации оперативного хранения документов;

·          правил подготовки документов к передаче в архив;

·          Другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).

Положение об архивном хранении документов включающая описание:

·          порядка отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведение экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);

·          порядка приема документов и дел в архив компании;

·          правил комплектования, фондирования документов и дел;

·          порядка организации научно-справочного аппарата фонда;

·          порядка выдачи из архива документов и дел во временное пользование;

·          порядка обеспечения сохранности документов и дел;

·          порядка уничтожения документов и дел;

·          порядка передачи документов на государственное хранение.

4. Положение о печатях и штампах,

·          включающая описание:

·          порядка изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;

·          оттиски печатей и штампов, используемых в компании;

5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера

включающая описание:

·          перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);

·          перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);

·          описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера;

·          описание порядка ведения делопроизводства (прием/отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера);

Корпоративный Стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (Управление документами. Общие требования), который будет включать общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами компании. А технологические операции работы с документами в компании могут регламентироваться в Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними в компании, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике компании. В инструкции по делопроизводству закрепляется выбранная форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Инструкция состоит из основных разделов (как представлено в Приложении 2) и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в том числе документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании определяет постоянную работу с конкретными видами документами, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также включить образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкции по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.

Инструкция по документационному обеспечению управления должна содержать приложения, состоящие из максимума справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.

При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты (см. Приложение 1).

Важно учитывать, что Инструкция по делопроизводству - это регламентирующий документ не только для Службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления компании. Поэтому, чем более подробно будут описаны все разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет не только сам документ, но и все процессы работы с документами.

3          Каким документом закрепляется статус службы ДОУ, ее структура, права и обязанности, виды работы? (назовите наименование документа, порядок его разработки, требования к содержанию, порядок утверждения, ввода в действие и переработки)

Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями.

На основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для каждого работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.

4          Каким документом закрепляется статус каждого работника службы ДОУ, его права и обязанности, виды выполняемой работы? (назвать наименование документа, порядок его разработки, требования к содержанию, порядок утверждения, ввода в действие и переработки)

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

5          Какие формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления) применяются на практике? (Дайте характеристику каждой формы)

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочноинформационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

6          Дайте определение термина «Документооборот». Перечислите операции, которые выполняются с входящими документами

Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Документопоток входящих документов составляют:

· Документы вышестоящих организаций, органов власти;

· Документы подведомственных организаций, присылающих отчётно-

учётную документацию и различного рода запросы;

· Документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

· Жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

· Приём входящих документов;

· Первоначальная (экспедиционная обработка);

· Предварительное рассмотрение и распределение;

· Регистрация;

· Рассмотрение документов руководством;

· Исполнение резолюций;

· Отправление.

7          Определите назначение предварительного рассмотрения документов. Укажите функции работников, участвующих в предварительном рассмотрении документов

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

·          примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

·          перечня должностных лиц и их обязанностей;

·          технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

·          важность его содержания;

·          сложность и новизна поставленных вопросов;

·          авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

·          реальная срочность исполнения документа;

·          вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. После рассмотрения руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией.

Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время

8          Перечислите делопроизводственные операции, которые выполняются при первичной обработке поступающих документов. Дайте характеристику каждой операции

Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные и повреждённые документы возвращаются отправителю. Если в конверте находится служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. Вместе с документами необходимо сохранять конверты. Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документа работником службы делопроизводства повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо отправить документ на рассмотрение. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа. Исходя из оценки документа, и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителей.

9          Дайте определение термина «Документооборот». Перечислите операции, которые выполняются с исходящими документами

Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа;

- согласование проекта;

- проверка правильности оформления документа;

- подписание или утверждение (если необходимо);

- регистрация корреспонденции;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра в дело.

Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Инициативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.

Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, руководителями заинтересованных структурных подразделений, другими организациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согласований должно определяться деловой необходимостью.

Согласованный проект документа представляют руководителю организации или структурного подразделения для подписания вместе с материалами, на основании которых проект готовился.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы возвращают на доработку исполнителям.

Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.

После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.

При необходимости составитель документа указывает вид отправления - заказное письмо, нарочным и т.д.

Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные документы передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.

Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный экземпляр, направляют адресату, второй (отпуск) - помещают в дело.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).

10       Дайте определение термина «Документооборот». Перечислите операции, которые выполняются с внутренними документами

Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

2. После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях — за его пределы.

3. Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.

4. Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.

Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций.

11       Дайте определение понятия «Объем документооборота». Опишите методику подсчета объема документооборота

Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии

12       Дайте определение понятию «Регистрация документов». Опишите правила регистрации документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

13       Дайте характеристику применяемым в настоящее время формам регистрации документов. Обоснуйте рациональность применения каждой из них

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

·          справочные, контрольно-справочные;

·          картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

·          тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

14       Определите назначение индексации при регистрации документов. Раскройте порядок формирования индексов

Индексация Документов - использование системы кодирования документов для целей их учета. Код, включающий цифровое обозначение отдела, к компетенции которого относится данный документ, и порядковый номер документа, проставляется в установленном месте на самом документе.

Индекс дела — порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела.

Индексация – проставление индекса.

15       Опишите задачи подразделения по контролю (инспектора по контролю). Типовые и индивидуальные сроки исполнения. (Укажите, каким образом устанавливаются сроки исполнения и как они корректируются)

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль исполнения включает:постановку документа на контроль;

·          проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

·          проверку и регулирование ходя исполнения;

·          учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

16       Перечислите функции экспертной комиссии организации (учреждения). Укажите порядок создания комиссии

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив организации. В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива организации.

К основным задачам центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) можно отнести следующие:

·          организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

·          организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

·          организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

17       Опишите методику проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

·          отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;

·          отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

·          выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. 5

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. При этом не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

18       Опишите порядок документирования деятельности экспертной комиссии

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации одновременно. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

19       Дайте определения понятию «Номенклатура дел». Перечислите виды номенклатур дел и их назначение

Номенклатура дел — это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

20       Опишите методику разработки номенклатуры дел

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий — находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

21       Перечислите правила формирования документов в дела. Приведите примеры заголовков дел, в которых откладываются протоколы, переписки, приказы и распоряжения руководителя организации

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс.

Примером заголовка дел, в котором откладываются протоколы:

Протоколы заседаний Экономического Совещания РСФСР № 2–12 за октябрь 1924 г. – июль 1925 г.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8