Курсовая работа: Організація обліку грошових коштів в касі

1. Первинні документи:

-  прибуткового касові ордера; видаткового касові ордера;

-  квитанції на внесок наявними в банк;

-  корінці чекової книжки;

-  розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості;

-  трудові угоди;

-  акти інвентаризації каси;

-  звіти про відрядження, чеки на придбання ТМЦ за готівку (як правило, на малих підприємствах).

2. Облікові регістри:

-  журнал реєстрації первинних документів по касі;

-  касова книга;

-  звіт касира;

-  журнал-ордер № 1 й відомість № 1;

-  головна книга.

3. Звітні документи:

-  баланс підприємства.

В роботі питанню обліку касових операцій виділена велика увага, тому що каса є на будь-яких підприємствах і являється предметом особливого контролю з боку державних органів.

Як ми бачимо, облік касових операцій достатньо жорстко регламентований законодавством при тому, що документообіг при вчиненні цих операцій дуже ємний.

2. Організація обліку грошових коштів в касі на прикладі сумської науково-дослідної станції “Семичи”

2.1 Організаційно-економічна характеристика підприємства.

Сумська науково-дослідна станція “Семичи” була заснована розпорядженням Міністерства сільського господарства України № 218 від 20.06.2008 року на базі дослідної станції КСГ пгт Сад.

Підприємство створено з метою одержання прибутку за рахунок науково-дослідних й інших видів виробничо-господарської і підприємницької діяльності.

Підприємство діє на основі повного госпрозрахунку і самофінансування. Предметом і основними напрямками діяльності підприємства являються: розробка нових і удосконалення чинних технологій вирощування сільськогосподарських культур; проведення робіт із метрологічного, патентно-інформаційного забезпечення і стандартизації, аналітичних досліджень; розробка й удосконалення технологічного устаткування по переробці сільськогосподарської сировини, систем автоматизованого керування технологічними процесами виробництва.

Причиною невідповідності обмеженням багатьох показників є діяльність підприємства - будівельно-ремонтні роботи зв'язані з довгостроковим залученням великих засобів, як власних так і позикових. Отже подібна динаміка коефіцієнтів є нормальним явищем для підприємства й у цілому його положення стійке (табл. 2.).

Як видно з таблиці, збільшення відбулося майже по всіх статтях, що характеризує фінансову стійкість підприємства, що є позитивним чинником.

У такий спосіб значне збільшення джерел власних засобів (п.1) відбулося головним чином за рахунок відображення в балансі прибутку від робіт виконаних у плині періоду. Це дозволило збільшити підприємству основні фонди (п.2) головним чином за рахунок придбання нових основних засобів. Значний залишок власних засобів (п.3) дозволив підприємству обійтися без позикових засобів (п.4 і 6) і сформувати значний резерв (п.7). Загальна величина запасів і витрат знизилася, головним чином за рахунок зменшення виробничих запасів.

2.2 Стан організації обліку готівкових коштів в НДС “Семичи”

Як будь-яке підприємство, науково-дослідна станція має свою касу.

Організація прийому, видача і збереження грошей у касі інституту, а також оформлення касових операцій ведеться відповідно до «Порядку ведення касових операцій у національній валюті в Україні», затвердженому постановою Правління Національного банки України [14].

Облік касових операцій здійснюється на підставі "Типових форм первинного обліку касових операцій"[20].

Кошти підприємства знаходяться в банку. У касі знаходяться тільки кошти в межах ліміту каси. На 2009 рік банком для НДС “Семичи” був встановлень ліміт у розмірі 150 грн.

Вся готівка понад установлені ліміти залишку готівки в касі здається касиром у порядку й у терміни, установлені банком для зарахування їх на розрахунковий рахунок підприємства.

Оскільки НДС “Семичи” одночасно з науковими розробками займається і торгівельно-комерційною діяльністю, у касу надходить виручка від реалізації товарів, робіт, послуг. Ця виручка використовується в необхідних розмірах для забезпечення своєї господарської діяльності. Єдине, куди не використовується ця виручка - на виплату заробітної плати.

Кошти на виплату заробітної плати одержуються з каси банку після того, як зроблені перерахування в Пенсійний фонд, Фонд соціального страхування, місцевий бюджет, Фонд сприяння зайнятості населення.

Таблиця 3. Облік видачі заробітної плати в НДС “Семичи”

При встановленні лімітів залишку готівки в касі враховується, що підприємство має право зберігати гроші на протязі 3 робочих днів (включаючи день одержання грошей у банку) понад установлений ліміт, отримані для виплати заробітної плати, заохочень, компенсацій. Після закінчення термінів, суми наявних, не використаних по призначенню коштів, повертаються в банк не пізніше наступного робочого дня.

Касир одержує кошти з каси банку по грошовим чекам. Чеки зброшуровані в чекові книжки, які інститут отримує у відділенні банку по заяві і зберігаються в сейфі каси разом з грішми. Для отримання грошей у касі банку чеки завіряють підписами директора інституту або його заступника; головного бухгалтера або її заступника І скріплені печаткою; також в чеку вказані прізвище, ім'я, по- батькові касира (або особи, на яку оформлене доручення на одержання коштів); одержуваної суми і мети, на яку будуть витрачатися кошти.

Видача готівки під звіт проводиться з каси при умові повного звіту конкретної підзвітної особи по раніше виданим під звіт сумам. Сам видатковий ордер виписує бухгалтер, завіряє підписами директора і головного бухгалтера і передає касиру.

Особа, що одержали готівку під звіт представляє у бухгалтерію звіт про витрачені суми. Кошти, що були отримані, але не витрачені, повертаються в касу не пізніше 3 робочих днів по завершенні відрядження, а ті кошти, що були видані на інші цілі - не пізніше 10 робочих днів з дня видачі їх під звіт і здаються в касу банку не пізніше наступного дня.

Таблиця 4. Порядок відображення використання підзвітних сум на матеріалах НДС “Семичи” за січень 2009 р.

Надходження грошів у касу оформляється прибутковими касовими ордерами (додаток №1), підписаними головним бухгалтером, або її замісником.

При прийомі грошей видається квитанція з підписом головного бухгалтера або її заступника і касира, завірена штампом касира.

Таблиця 5. Відображення в обліку розрахунок з постачальником готівковими коштами

Видачу грошей касир проводити лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері. Якщо гроші видаються по дорученню, то в тексті ордера після прізвища, ім'я і по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказуються прізвище, ім'я і по-батькові особи, якій довірено отримання грошей. Доручення залишається в касира і прикріплюється до видаткового касового ордера.

Якщо виплати провадяться по платіжних відомостях, на титульному листі робиться надпис, що дозволяє видачу грошів за підписом директора і головного бухгалтера або її замісника з указівкою термінів видачі грошей і суми прописом. В кінці відомості робиться запис про фактично витрачену суму. На загальну суму виданих по відомості грошей виписується видатковий касовий ордер (додаток № 2).

Прибуткові та видаткові касові ордери реєструються касиром у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (додаток 3).

Всі надходження і видача грошових коштів підприємства записують у касову книгу (додаток 4), яка обов'язково пронумерована, прошнурована й скріплена печаткою. Кількість листів у книзі завірена підписом директора і головного бухгалтера підприємства.

Записи в касовій книзі ведуться в двох екземплярах через копіювальний папір кульковою ручкою. Інший екземпляр (відривний), який служити в якості звіту касира, разом з прибутковими і видатковими документами здається в бухгалтерію інституту. Обидва екземпляри листів нумеруються однаковими номерами.

В тих випадках, коли в касовій книзі робляться поправки, вони завіряються касиром і головним бухгалтером.

Записи в касову книгу проводяться касиром в кінці робочого дня, коли підраховуються підсумки за день, виводиться залишок грошей у касі на наступне число.

Отримані касові звіти і документи обробляються в бухгалтерії. Кожен запис перевіряється по суті, звіряється з первинним документом. Залишок грошей на початок дня по звіту касира звіряється з залишком грошей на кінець дня, показаним у попереднім звіті, і перевіряється правильність виведених оборотів і залишків.

Касові документи після звіту касира і його обробки в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, переплітаються і зберігаються на протязі 36 місяців по закінченні календарного року.

У тих випадках, коли касир перебуває у відпустці, по письмовому розпорядженні директора, обов'язки останнього виконує бухгалтер, з яким складена угода про матеріальну відповідальність.

На підставі обробленого звіту касира, бухгалтером ведеться облік касових операцій у журналі-ордері № 1 по рахунку 30 "Каса". По дебету рахунка 30 відображаються надходження грошей в касу, а по кредиту рахунка 30 відображається їх видача.

У кінці місяця в журналі-ордері № 1 підраховують підсумок надходження і витрат готівкових коштів, у тому числі в розрізі кореспондуючих рахунків, і визначають залишок грошей в касі на 1-е число наступного місяця, котрий повинен бути тотожний тому ж показнику в касовій книзі. Підсумкові данні записуються в Головну книгу.

Самостійна здача грошової готівки в касу банку оформляється випискою об'явлення на внесок готівки, що складається з трьох частин; власне об'явлення - документа, що служить підставою для зарахування готівки на рахунок підприємства; квитанції - документа з відміткою каси ОД УСБ, котрий вручається особі, яка вносить гроші, і служить підтвердженням для списання в витрати відповідних сум по касі підприємства; ордера - що прикладається до виписки банку як підстава правомірності зарахування коштів на поточний рахунок підприємства.

На основі даних Головної книги за період з 1.01.2008 р. по 31.12.2008 р. був зроблений аналіз прибутків та видатків по касі і можна зробити висновок, що прибутки та видатки мають практично рівні показники.

2.3 Організація контролю за наявністю і використанням коштів в касі НДС “Семичи”

В процесі діяльності підприємства виникають ситуації, що постійно потребують наявні грошові кошти для проведення негайних розрахунків із клієнтами, для оплати деяких витрат, для виплати заробітної плати персоналу і т.д. Готівка являється абсолютно ліквідним активом і тому більше усього сприйнятлива до розкрадань. Тому в інституті здійснюється постійний контроль за своєчасним і правильним оформленням касових документів і їх обробкою, регулярною інвентаризацією каси.

У терміни, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу в квартал, на підприємстві проводиться раптова ревізія каси з покупюрним перерахунком усіх грошей, що знаходяться в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі. Для проведення ревізії каси розпорядженням директора інституту призначається комісія, що складає акт перевірки наявності грошових коштів у касі (додаток 5).

Директор науково-дослідної станції, а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених угод під час проведення документальних ревізій в обов'язковому порядку проводять ревізію каси і перевіряють дотримання касової дисципліни. Під час проведення ревізій особлива увага приділяється питанню забезпечення цілості грошей і цінностей.

Перевірки касової дисципліни здійснюються органами Державної податкової адміністрації України, Державної контрольно-ревізійної служби України, Міністерства внутрішніх справ України, фінансовими органами і установами банків.

Відповідальність за дотримання касової дисципліни покладається на дирекцію підприємства, головного бухгалтера, касира.

Ліміт залишків готівки для досліджуємого підприємства установлюється Обласною дирекцією Зарічного УСБ, в якому відкритий рахунок підприємства, у межах загального ліміту, установленого банком. Ліміт затверджується керівником банку.

Перевірку операцій по касі розпочинають із її інвентаризації. Проте найчастіше аудитор не може бути присутнім при інвентаризації каси і тому змушений працювати з актами раніше проведених інвентаризацій. У такій ситуації аудит касових операцій проводять у відповідності зі схемою побудови документообігу по касі.

Послідовність аудиторської перевірки касових операцій складається з:

1. Перевірки первинних документів:

1.1. Перевірки слушності заповнення й оформлення прибуткових і видаткових ордерів (наявність підписів, прес, розписок в одержанні грошей).

1.2. Звіряння прибуткових ордерів з корінцями чеків по сумах і датам (при надходженні готівки з розрахункового рахунку в банку).

1.3. Звіряння видаткових ордерів із квитанціями про внесок наявних коштів у банк.

1.4. Вибіркового перерахунка підсумкових сум по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостях.

1.5. Перевірки слушності оформлення депонованих сум по заробітній платі, якщо такі мають місце.

1.6. Перевірки наявності і своєчасності ведення часопису реєстрації первинних документів по касі.

2. Перевірки дотримання ліміту каси і слушності ведення касової книги:

2.1. Перевірки слушності упорядкування заявки-розрахунку ліміту каси.

2.2. Перевірки дотримання ліміту каси по днях і своєчасності залишку готівки в банк.

2.3. Перевірки своєчасності упорядкування звітів касира і ведення касової книги.

3. Перевірки виплат по касі:

3.1. Виявлення випадків нецільового використання наявних коштів по касі.

3.2. Виявлення випадків видачі готівки без відповідного документального оформлення.

3.3. Суцільної перевірки виплат тимчасовим робітникам, несписочному складу, депонованих сум, відпускних, лікарняних.

4. Перевірки витрат на поточні потреби, підзвітних сум:

4.1. Перевірки дотримання норм щомісячних витрат на поточні потреби (у відповідності з обліковою чисельністю робітників за даними відділу кадров).

4.2. Перевірки документів на списання витрат на поточні потреби (рахунків, товарних чеків),

4.3. Перевірки слушності видачі грошей у підзвіт, документів по підзвіті і повернення (утримання) невикористаних сум (протягом трьох днів після закінчення терміна, на який вона була видана).

5. Перевірки прибуткування наявних коштів по других джерелах:

5.1. Суцільної перевірки прибуткування по других джерелах із розбивкою по таких групах:

а) разова реалізація товарів, зразків продукції;

б) послуги з неосновної діяльності.

6. Перевірки слушності кореспонденції рахунків по касових операціях.

7. Інвентаризації каси:

7.1. Перевірки висновку договорів із касирами про матеріальну відповідальність.

7.2. Присутності при інвентаризації каси й оцінки слушності її проведення інвентаризаційною комісією (або вивчення актів попередніх інвентаризацій).

7.3. Перевірки порядку збереження і наявності. первинного обліку:

а) наявної валюти;

б) грошових документів (лімітованих чекових книжок, талонів на ГСМ і ін.)

8. Перебірки облікових регістрів:

8.1. Звіряння сум, відбитих у відомості № 1 по дебету рахунку 30 "Каса" із даними журнала-ордера № 2 по кредиту рахунку 31 "Розрахунковий рахунок".

8.2. Звіряння підсумкових сум по рахунках відомості, а також загального обороту по журналу-ордеру № 1 із даними Головної книги.

8.3. Звіряння відповідності сальдових залишків по рахунку 30 "Каса" із даними Головної книги і відповідного рядка звітного балансу.

9. Вивчення актів попередніх перевірок каси:

а) внутрішні перевірки здійснюються не рідше одного разу в квартал;

б) документальні ревізії вищестоящих організацій провадяться відповідно до графіка;

в) обов'язкового контролю із боку банка один раз у два роки.

10. Контроль за збереженням грошей:

10.1. Перевірки обладнання каси пожежною й охоронною сигналізацією, сейфами і вогнетривкими шафами.

10.2. Перевірки слушності транспортування готівки з банку до підприємства.

10.3. Наявності позавідомчої охорони.

Оскільки аудит каси являється складовою частиною аудиторської перевірки по підтвердженню фінансової звітності, то за результатами проведеної роботи аудитором може бути складений проміжний звіт.

Основними задачами контролю за готівкою являються перевірка:

§  наявності коштів на підприємстві і виявлення хиб або надлишків;

§  дотримання правил зберігання коштів і цінних паперів, організації ведення касового господарства;

§  дотримання порядку ведення касових операцій у національної валюті;

§  своєчасності і повноти прибуткування коштів;

§  законності витрати коштів;

§  цільового використання коштів;

§  достовірності урахування й ефективності внутрішньогосподарського контролю засобів.

Джерелом контролю готівки є первинні касові документи. До документів, що безпосередньо стосуються каси, відносяться:

-  прибуткові і видаткові касові ордера;

-  касова і товарно-касова книги.

Зв'язок касових операцій із більшістю розділів обліку (реалізацією, розрахунками з підзвітними особами, постачальниками і тому подібне) визначає необхідність порівняння касових документів з іншими документами. Перевірці аудитора підлягають:

-  касова і товарно-касова книга обліку придбання і продажі товарів;

-  звіти касира;

-  прибуткові і видаткові касові ордера;

-  журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів;

-  журнали-ордера №№ 1, 2;

-  акти інвентаризації каси;

-  акти аудиторських перевірок за минулий період;

-  журнал реєстрації виданих доручень;

-  журнал реєстрації платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей;

-  підтверджувальні документи до касових ордерів;

-  авансові звіти;

-  накладні на відпуск продукції;

-  податкові накладні, рахунки-фактури, товарні чеки, акти виконаних робіт, наданих послуг і тому подібне.

Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджені розпорядженням № 51 Міністерства статистики України від 15.02-96

Підприємство щокварталу подає у банк касову заявку встановленого зразка про суми надходжень і видача готівки з наданням календаря видачі заробітної плати.

Перевірка готівки здійснюється суцільним засобом по складеному плану перевірки касових операцій. Касові документи провіряються неодноразово під час виконання аудиторських процедур із метою виявлення порушень касової дисципліни. Відповідно до класифікації ці документи розділяються на декілька груп.

Основні порушення касової дисципліни: зловживання, крадіжки і помилки у практиці ревізійної й аудиторської роботи класифікуються в такий спосіб [22].

1. Пряме розкрадання засобів:

1.1. Нічим не прикрите.

1.2. Прикрите неоформленими документами і розписками.

2. Неоприбутковування і присвоєння суми готівки, що надійшла в касу:

2.1. З банку.

2.2. Від фізичних і юридичних осіб по прибуткових касових ордерах.

2.3. Від юридичних осіб по дорученнями. 3. Надмірне списання коштів по касі.

3.1. Повторне використання тих самих документів для списання грошей по касі.

3.2. Неправильний підрахунок залишків (результатів) у касових документах і звітах касира.

3.3. Списання коштів по касі без обґрунтування або по фіктивних документах.

3.4. Підробки в законно оформлених документах (у бік збільшення), що підлягають списанню.

4. Присвоєння сум готівки, законно нарахованих різноманітним особам і організаціям:

4.1. Присвоєння депонованої заробітної плати.

4.2. Присвоєння сум готівки, що належать іншим підприємствам.

5. Розрахунки готівкою, що перевищують установлену законодавством межу (ліміт каси).

6. Порушення законодавства щодо застосування електронних контрольно-касових апаратів (ЕККА) у розрахунках із населенням.

7. Неправильне відображення касових операцій у регістрах синтетичного обліку.

До складання плану і програми перевірки аудитор оцінює внутрішній контроль за рухом і збереженням готівки (інших цінностей) у касі, дотриманням касової дисципліни.

Ефективність внутрішнього контролю, постановка бухгалтерського обліку, достовірність облікових даних можна оцінити при наявності достатньої кількості доказів. Їх можна зібрати, вживаючи такі методи:

і) участь в інвентаризації готівки каси;

2) нагляд за проведенням господарських або бухгалтерських операцій;

3) усне опитування;

4) одержання письмових підтверджень;

5) перевірка документів, отриманих від третіх осіб;

6) контроль документів, підготовлених на підприємстві клієнта;

7) перевірка арифметичних розрахунків;

8) аналіз.

У процесі перевірки касових операцій вибірково застосовуються всі методи одержання аудиторських доказів (різноманітні методи - до різноманітних об'єктів контролю).

3. Шляхи вдосконалення обліку грошових коштів в касі

Облік процесу руху готівки потребує значного спрощення, вдосконалення облікових регістрів та, особливо, зменшення та уніфікації журналів-ордерів.

Необхідно відмітити, що в НДС “Семичи” первинний облік організований не у відповідності з останніми вимогами ведення бухгалтерського обліку. В багатьох первинних документах проставляються не всі реквізити, що значно ускладнює подальший облік та збільшує трудові витрати на його ведення.

При переході до ринкових умов суттєво змінились канали надходження та витрат готівки. Якщо раніше чинне місце за значенням посідав продаж продукції та заробітна плата, то зараз цей основний канал перетворився в використання готівки на підзвітні витрати, що має в собі ціль зменшення витрат підприємства (використовується підприємством для збільшення витрат і, як слідство, зменшення прибутку). Відповідно до нових умов виділяють інші надходження до каси та витрати готівки, такі як:

- видача натуральної оплати;

- видача натури по розрахунках за оренду майнових та земельних паїв, тощо.

Вдосконалення системи обліку перш за все повинно торкнутися первинної документації. Вдосконалення облікової документації і докуцентообороту має здійснюватись в слідуючи напрямках:

-  підвищення оперативності оформлення та обробки інформації процесу реалізації;

-  підвищення рівня об'єктивності аналітичної інформації, що міститься в документації;

-  підвищення контролю по обліку вибуття готівки;

-  економія витрат ресурсів та праці документування та обробку документів.

В цьому напрямку перш за все слід визначити наступні моменти. Замість виписування ордерів доцільніше було б оформляти єдину відомість на рух готівки, яку потрібно виписувати в двох примірниках під копірку (за умови, що операції по касі не автоматизовані). Вона повинна об'єднати основні реквізити тих документів, які вона заміняє, а саме: найменування, місце знаходження і банківські реквізити, підстава сума, тобто ті реквізити, що містить як прибутковий, так і видатковий ордер.

Багато часу витрачається на облікову обробку документів, тому, що вони містять ряд непотрібних для обліку реквізитів. Необхідно ліквідувати ці недоліки в типових формах.

Аналізуючи вищенаведене, ми вважаємо, що приділення уваги вдосконаленню типових форм - важлива річ, так як ці документи є основними при русі готівки.

У відповідності з Законом України “Про бухгалтерський облік і звітність в Україні” який набув чинності з 1 січня 2000 року, бухгалтерський облік на підприємстві необхідно вести у відповідності до міжнародних стандартів бухгалтерського обліку. Бухгалтерський облік ґрунтується на таких основних принципах: обачність, повне висвітлення, автономність, послідовність, безперервність, нарахування і відповідність доходів і витрат, фактична собівартість, єдиний грошовий вимірник, періодичність. Ці принципи відносять як в цілому до ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, так і до окремих підрозділів

Зміцненню грошового обігу сприяє більш повне задоволення попиту населення на товари, ріст товарообігу й обсягу платних послуг для населення. Розміри платоспроможного попиту населення визначаються як отриманими прибутками, так і системою ціноутворення. Велике значення для організації грошового обігу має притягнення тимчасово вільних засобів населення.

Таким чином, кількість грошей в обігу обумовлюється емісією Національного банки України. Наявність його активів, незалежно від напрямку росту, неминуче веде до збільшення грошової маси, що у свою чергу, через ефект мультиплікатора призводить до розширення грошової маси.

В умовах розвитої ринкової економіки основними інструментами політики і, зокрема, державного регулювання грошової маси виступає бюджетна і грошово- кредитна політика.

В умовах незбалансованого Державного бюджету і використання емісії для покриття дефіциту саме бюджетна політика обумовлює обсяг грошової маси і рівень інфляції, тобто виступає інструментом регулювання грошової маси.

Одним з перших питань вдосконалення обліку і контролю грошових коштів в досліджуємому підприємттві було б рішення про автоматизоване ведення касової книги та опрацювання касових документів.

Для цього необхідно: по-перше - придбання необхідної комп’ютерної техніки і встановлення її не лише в бухгалтерії, а і в касі; по-друге - придбання необхідного програмного забезпечення для ведення обліку згідно нової "Інструкції про застосування Плану бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій і зав'язати її локальною мережею з бухгалтерією.

А доти, поки не буде придбана програма, ведення журналу реєстрації прибуткових і видаткових документів можна вести в програмі Місгоsoft Ехcеl.

4. Автоматизація операцій по касі в НДС “Семичи”

Задача “Облік грошових коштів в касі” вирішуються в бухгалтерії та торговому відділі НДС “Семичи” і не є автоматизованою. Оскільки методика бухгалтерського обліку єдина і стандартизована, вибір шляху розв’язку даної задачі зводиться до вибору програмного середовища, в якому доцільніше її розв’язувати. Тут можливі два альтернативні напрямки – встановлення готової спеціалізованої бухгалтерської системи і розробка власної. З спеціалізованих систем можна виділити російський “1С” та вітчизняний “X-Door” Запорізької фірми “SoftTaxi”. Ці обидва пакети є досить потужними і гнучкими (особливо “1С”). Зокрема, одним із шляхів вирішення проблеми міг би бути вибір компонента “1С” – “1С: Бухгалтерія”, який можна додатково налаштувати на виконання деяких функцій оперативного обліку. Але на сьогодні всі спеціалізовані системи, які варті уваги, мають один суттєвий недолік – відносно високу вартість (в першу чергу це стосується сільськогосподарських підприємств). Очевидно, що якщо підприємство має на меті одержання прибутку, то так чи інакше всі управлінські рішення повинні бути економічно обґрунтованими. А для обґрунтування такого рішення, як вибір системи комп’ютеризованого обліку повинні враховуватись такі фактори, як економічна ефективність та ціна системи, і на основі аналізу цих факторів вже повинен робитись висновок про доцільність тієї чи іншої системи.

Вагомим аргументом на користь створення власної системи (наприклад, засобами Visual FoxPro) також є те, що в такій системі можна передбачити всі тонкощі і особливості, які пов’язані з обігом готівки, для здійснення оперативного обліку і елементів аналізу.

Облік руху готівки стосується бухгалтерських операцій не тільки з рахунком 30, але й з рахунками 36, 70, 63, 37 тощо. Практично задача вирішується шляхом виконання наступних дій.

На першому етапі ведеться облік надходження готівки в касу підприємства. Облік вибуття здійснюється на основі видаткових ордерів, шляхом записів в журналі операцій відповідних бухгалтерських проведень, що відображається по дебету і кредиту рахунка 30. Проведення містить дані про відповідного партнера, суму і дату здійснення операції. Надходження грошей фіксується на дебеті рахунка 30 в кореспонденції з 70. При цьому проведення також містить інформацію про суму, яку проплачено і дату здійснення операції.

Другий етап включає в себе формування звітних документів, а саме: оборотно-сальдової відомості і журналу-ордеру. Вони формуються на основі журналу операцій. Оборотно-сальдова відомість містить інформацію про сальдо (залишок) на рахунку 30 на початок і кінець місяця по дебету, кредиту, та згорнуте. Журнал-ордер містить інформацію про суми обороту по дебету і кредиту рахунку 30 в розрізі рахунків, і загальні суми обороту по дебету і кредиту.

Рішення даної задачі вимагає аналізу великої кількості паперової інформації і включає в себе видачу різноманітних звітів. При цьому дуже висока ймовірність допущення помилки, яку важко відшукати. Це вимагає надзвичайних витрат робочого часу та ручної праці, що не може забезпечити високої продуктивності. До того ж, ручна обробка інформації у вирішенні задач такого типу є морально застарілим підходом.

Тому доцільно реалізувати задачу обліку реалізації на ЕОМ, щоб спростити та прискорити її розв’язання.

Щодо вибору конкретного інструментарію для створення системи, він цілком виправдано падає на Microsoft Visual FoxPro, оскільки на підприємстві на даний момент вже працюють дві системи обліку (“Реалізація. Розрахунки з покупцями” та “Розрахунки з постачальниками”), які створені на основі цієї програми. Це створить можливість для інтеграції всіх компонентів в єдину систему, модернізації існуючих та створення нових компонентів по мірі розвитку підприємства. І що немаловажно – зекономить кошти підприємства.

Для розгляду структури розроблюваної системи обліку і аналізу та взаємозв’язку із зовнішніми об’єктами зручно представити систему у вигляді DFD-діаграм. Для даної системи можна умовно виділити три зовнішні об’єкти: покупець (постачальник), банк і бухгалтерія НДС “Семичи”. В процесі роботи системи формуються наступні результатні документи:

-  оборотні відомості;

-  узагальнені оборотні відомості;

-  сальдові відомості;

-  узагальнені сальдові відомості;

-  журнал-ордер;

-  акт звірки.

Всі ці документи надходять до бухгалтерії підприємства для здійснення оперативного, синтетичного обліку, проведення аналізу тощо.

Можна виділити наступні процеси:

-  ведення журналу операцій (процес 1);

-  формування результатних документів (процес 2);

-  друк і передача результатних документів (процес 3).

Для процесу 1 “Ведення журналу операцій” вхідними є дані, отримані з касових ордерів, що надходять від або до НДС “Семичи”, виписки, які надходять з банку. В результаті ведення журналу операцій утворюються дані про операції, які є вхідними для процесу 2 “Формуванння результатних документів”. Цей процес також використовує вхідні дані для процесу 1 для звірки і виявлення помилок. На виході процесу 2 формуються в електронному вигляді ті ж самі документи, які будуть вихідними документами для всієї системи. За допомогою процесу 3 ці документи роздруковуються і передаються в бухгалтерію підприємства.

Розглянемо детальніше процес 1 “Ведення журналу операцій”. Даний процес складається з наступних дрібніших процесів:

-  ввід і контроль інформації (процес 1.1);

-  запис на магнітний носій (процес 1.2);

-  звірка і корекція БД (процес 1.3).

Інформація з касових ордерів є вхідною для процесів 1.1 “Ввід і контроль інформації” та 1.3 “Звірка і корекція БД”. Після процесу 1.1 введена інформація про операції записується на магнітний носій (вінчестер) в файл операцій. Записана інформація використовується в процесі 1.3 при звірці і корекції БД. На виході процесу 1.3 (і всього процесу 1) – дані про операції.

В результаті декомпозиції даного процесу 2 “Формування результатних документів” одержуємо наступні дрібніші процеси:

-  формування оборотних відомостей (процес 2.1);

-  формування узагальнених оборотних відомостей (процес 2.2);

-  формування сальдових відомостей (процес 2.3);

-  формування узагальнених сальдових відомостей (процес 2.4);

-  формування журнала-ордера (процес 2.5);

-  формування акту звірки (процес 2.6).

Дані про операції є вхідними для процесів 2.1, 2.3, 2.5 та 2.6, на виході яких формуються відповідно оборотні відомості, сальдові відомості, журнал-ордер та акт звірки. Оборотні і сальдові відомості є вхідними даними відповідно для процесів 2.2 та 2.4, в яких формуються узагальнені відомості.

Процес 3 “Друк і передача результатних документів” не вимагає деталізації.

Для висвітлення технології рішення даної задачі у системі, що проектується і для порівняння її з існуючою технологією, систему зручно представити у вигляді техпроцесу. При оприбуткуванні грошей дані з прибуткового ордеру вводяться в пам’ять ЕОМ. В процесі введення даних відбувається їх перевірка на правильність, повідомлення про помилки (якщо вони виявлені) виводяться на екран монітора, і процедура вводу повторюється. Після того, як дані введені і перевірені, вони записуються на жорсткий диск ЕОМ в наступні файли: “Журнал операцій”, “Партнер” та “Сума”.

Аналогічно здійснюється ввід даних видаткових ордерів і корекція помилок. В цьому випадку дані записуються на жорсткий диск ЕОМ у файли “Журнал операцій” і “Зміст оперції”.

В результаті наступних етапів формуються результатні документи, для чого використовується інформація з файлу “Журнал операцій”. Це етапи: “Формування журнала-ордера”, “Формування оборотно-сальдових відомостей” і “Аналіз оплати і оприбуткування”.

Висновки та пропозиції

У даній курсовій роботі нами були розглянуті порядок документального оформлення та обліку одержання та використання грошових коштів, ознайомились зі станом бухгалтерського обліку грошових коштів на підприємстві. В результаті проведеного дослідження можна зробити висновок, що в цілому бухгалтерський облік ведеться у відповідності з вимогами, але нами виявлені недоліки щодо порядку заповнення окремих документів.: в касових ордерах відсутні записи окремих реквізитів, допускаються виправлення помилок не бухгалтерськими способами. Це, можливо, пов’язано з великою кількістю операцій з грошовими коштами. Тому, на мою думку, необхідно автоматизувати розрахунки по касі.

Підприємство самостійно обирає облікову політику, затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації.

Разом з тим можна визначити основні напрямки вдосконалення бухгалтерського обліку на Науково-дослідній станції “Семичи”:

впровадження прогресивних форм і методів обліку з застосуванням ЕОМ;

підготовка та підвищення кваліфікації облікового апарату;

застосування передбачених нормативними документами облікових реєстрів;

удосконалення умов праці працівників.

Використання ЕОМ дозволить мати:

-вищий рівень механізації і автоматизації облікового процесу;

-безперервність обробки інформації;

-поліпшується точність розрахунків, підвищується оперативність зведеної інформації;

-покращується взаємозв”язок планової, нормативної і фактичної інформації;

-підвищується продуктивність праці облікових працівників;

-скорочується документооборот.

В Сумській науково-дослідній станції “Семичи” облік грошових коштів ведеться згідно інструкцій та нормативних документів.

Оскільки кошти є найбільш ліквідними активами, вони присутні на початковому та кінцевому етапах облікового циклу, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки.

Визнаючи грошові потоки, слід також враховувати галузеві особливості діяльності підприємства. Сумська науково-дослідна станція “Семичи”, як промислове підприємство, має значно вищій показник грошових потоків, ніж торгівельні, збутові та інші підприємства. Це обумовлено передусім тим, що торгівельні, збутові та інші підприємства, як правило, здійснюють невеликі капіталовкладення в основні фонди.

Значення показника грошових потоків може достовірно відображати фінансовий стан лише за умови врахування стратегії його розвитку.

Список використаної літератури

1.  Закон України. Про банки і банківську діяльність - Відомості Верховної Ради України.-2001.-N25.

2.  Інструкція про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України. -К., 2005.

3.  Указ Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм по регулюванню оберту готівки» у редакції Указу Президента України від 11.05.99 р. № 491/99.

4.  Порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджений постановою Правління Національного банки України від 02.02.95 р. № 21, у редакції постанови Правління Національного банку України від 13.10.97 р. № 334, із змінами і доповненнями.

5.  Інструкція від 20.06.95 р. № 4 «Про організацію роботи з готівкового обороту установами банків України», затверджена постановою Правління Національного банку України від 20.06.95 р. № 149, із змінами і доповненнями.

6.  Інструкція від 30.11.99 р. № 291 «Про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, 30бов'язань і господарських операцій підприємств і організацій» затверджена нака30м Міністерства фінансів України.

7.  Закон України № 185/94 від 23.09.94 р. "Про порядок здійснення розрахунків в іноземній валюті".

8.  Указ Президента України "Про здійснення валютного регулювання" № 457 від 22.08.94 р. 101

9.  Постанова Верховної Ради "Про концепцію проекту закону України про валютне регулювання" від 31.10.95

10.  Інструкція НБУ №3 "Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті", затверджена постановою Правління Національного банку України від 27.05.96р. № 121.

11.  Наказ Міністерства Статистики України від 15.02.96 р. № 51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій".

12.  Інструкція № 7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України", затверджена постановою Правління Національного банку України № 204 від 02.08.96 р.

13.  Долан З.Дж. Деньги, банковское дело й денежно -кредитная политика. -Санкт - Петербург,- 2004.

14.  Драгун Н.И. О некоторих аспектах обращения денежной наличности. -Финансовая Украйна, 17 апреля 2006.

15.  Маркова С.М., Сарова М.С., Сидоров В.Й. Коммерческие банки и их операции.- М., 2005.

16.  Морозов А.М. Управління грошовим обігом. - Фінанси України.-2006.- N10.

17.  Общая теория денег й кредита - под ред. Е.Ф.Жукова М., 2005.

18.  Поляков В.П., Московкин П.А. Основы денежного обращения и кредита. -М., 2005.

19.  Ткаченко Н.М. Бухгалтерский облік на підприємствах України з різними формами власності,- К.: А.С.К., 2008.

20.  Кириленко С. Учет й аудит кассовмх операмий - Бухгалтерский учет й аудит. -2006. -№6.-с. б

21.  Жила В.Г. Ревізія та аудит: Навч. Посібник.-К.:МАУП, 2008.-96с-

22.  Білик М.Д., Полятикіна Л.І. Основи аудиту. - Суми: Видавництво "Слобожанщина". - 2009.- 296с.

23.  Бухгалтерський фінансовий облік. Підручник/ За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. - Житомир: ЖІТІ, 2000.-608 с.